Darbo apmokėjimo sistemai patvirtinti reikia penkių dokumentų. Tai pati sistema su priedais, pranešimas darbuotojams, pastabų suvestinė, įsakymas ir susipažinimo lapas. Mažojoje bendrijoje įsakymą pakeičia narių susirinkimo sprendimas. Jei įmonėje yra darbo taryba ar patikėtinis, vietoj suvestinės pildai konsultavimo protokolą.

Visus penkis dokumentus su tavo įmonės duomenimis per 15 minučių paruošia Zitutės įrankis app.zitute.lt/das. Juos gauni PDF ir Word formatais už 99 € + PVM.

Penki dokumentai ir kam jie reikalingi

Darbo apmokėjimo sistema. Jame nustatai apmokėjimo formas, priedus, premijas ir indeksavimą. Prie jos pridedi du priedus: grupių lentelę ir pareigybių vertinimą.
Pranešimas darbuotojams. Juo pateiki projektą, nurodai terminą pastaboms ir el. paštą joms siųsti.
Pastabų suvestinė. Joje surašai gautas pastabas ir savo atsakymus.
Įsakymas. Juo patvirtini sistemą, kai pasibaigia terminas pastaboms.
Susipažinimo lapas. Jame darbuotojai pasirašo, kad susipažino su patvirtinta sistema.

Kiekvienas dokumentas atlieka savo darbą. Sistema nustato taisykles. Pranešimas ir suvestinė įrodo, kad informavai darbuotojus ir su jais konsultavaisi. Įsakymas parodo, kada ir kas sistemą patvirtino. Susipažinimo lapas įrodo, kad sistema prieinama visiems. Jei trūksta pranešimo ar suvestinės, sunkiau įrodysi, kad darbuotojai galėjo pateikti pastabas.

Kas yra sistemos prieduose

Pirmajame priede yra grupių lentelė. Joje matai grupės numerį, pareigybes, kurios į ją įeina, ir algų ribas. Šio priedo reikės ir buhalteriui, nes nuo 2027 m. grupės numerį jis nurodys Sodrai. Lentelę peržiūrėk kiekvieną kartą, kai priimi žmogų į naują pareigybę.

Pareigybių vertinimas sudaro antrąjį priedą. Iš jo matai, kiek balų kiekviena pareigybė surinko pagal penkis kriterijus. Vertinimas paaiškina, kodėl pareigybė pateko į tam tikrą grupę. Jis praverčia, kai darbuotojas paklausia, kodėl jo grupė žemesnė už kolegos.

VDI ir SADM rekomendacijos taip pat siūlo turėti pareigybių aprašymus. Zitutės sistemoje yra ir nuostata apie pareigybių aprašymus.

Kuo skiriasi dokumentai skirtingose įmonėse

UAB ir VšĮ. Sistemą tvirtina vadovas įsakymu.
MB. Sistemą tvirtina narių susirinkimas savo sprendimu. Jei narys vienas, sprendimą pasirašo jis.
Įmonė su darbo taryba ar patikėtiniu. Vietoj pastabų suvestinės pildomas konsultavimo protokolas, kurį pasirašo ir atstovas.

Zitutės įrankis pats parenka tinkamą variantą pagal tavo atsakymus. Pavyzdžiui, jei įmonė yra MB, vietoj įsakymo gausi narių susirinkimo sprendimą. Dokumentų tekstus parengė teisininkas. Kaip vyksta pats tvirtinimas, aprašiau straipsnyje Kaip patvirtinti darbo apmokėjimo sistemą be darbo tarybos?

Kada rengi kiekvieną dokumentą

Dokumentus pasirašai skirtingomis dienomis pagal nustatytą tvarką. Tipinė seka mažoje įmonėje be darbuotojų atstovų atrodo taip:

pirmą dieną įteiki projektą kartu su pranešimu;
po ne mažiau kaip 10 darbo dienų surašai pastabų suvestinę;
kitą dieną po termino pasirašai įsakymą;
per kelias dienas surenki parašus susipažinimo lape;
grupių lentelę perduodi buhalteriui Sodros pranešimams.

Pabaigoje Zitutės įrankis sudaro sąrašą „Ką daryti toliau“. Jame būna iki 12 žingsnių pagal tavo pasirinkimus. Tą patį sąrašą gauni ir el. paštu.

Kur saugoti dokumentus

Visus penkis dokumentus laikyk kartu, viename aplanke. Gali juos saugoti popieriuje arba elektroniniu pavidalu. Patvirtintą sistemą turi galėti perskaityti kiekvienas darbuotojas. Todėl ją išsiųsk el. paštu arba įkelk į bendrą aplanką. Kai sistemą keisi, senąją versiją pasilik archyve su jos patvirtinimo data. VDI per patikrinimą gali paprašyti visų šių dokumentų.

Dažniausi klausimai

Ar įsakymui reikia atskiro numerio?

Įsakymą registruok taip, kaip įmonėje registruoji kitus įsakymus. Zitutės įrankis numerio ir datos iš anksto neįrašo. Juos įrašai pats.

Ar dokumentus galima pasirašyti elektroniniu parašu?

Gali. Kvalifikuotas elektroninis parašas tinka ir įsakymui, ir susipažinimo lapui, jei darbuotojai juo naudojasi.

Ar reikia naujų dokumentų, kai priimu darbuotoją?

Jei jo pareigybė jau yra sistemoje, sistemos keisti nereikia. Naujas darbuotojas tik pasirašo susipažinimo lape. Jei pareigybės nėra, sistemą papildai įprasta tvarka.

Ar reikia pareigybių aprašymų?

VDI rekomenduoja juos turėti, nes jie padeda pagrįsti vertinimą. Mažai įmonei užtenka trumpo aprašymo su pagrindinėmis užduotimis ir atsakomybe. Jį gali parengti per kelias minutes kiekvienai pareigybei.

Jei nori pasitikrinti, ar turi visus reikalingus dokumentus, parašyk labas@zitute.lt. Padėsiu peržiūrėti.