Deleguoti atsakomybę reiškia perduoti žmogui rezultatą, o ne veiksmų sąrašą. Kad tai veiktų, atsakomybė turi turėti penkis dalykus: apibrėžtą rezultatą su rodikliu ir terminu, sprendimo teisę, informaciją, ribas ir sutartą kontrolės ritmą. Jei bent vieno iš jų nėra, tai vis dar užduočių delegavimas, o savininkas lieka visų sprendimų centre.

Delegavimas dažnai atrodo taip. „Padaryk šitą.“ Žmogus padaro. Grįžta. „Dabar šitą.“ Padaro. Grįžta.

Po metų savininkas sako: „Aš tiek daug deleguoju, bet vis tiek viską turiu valdyti.“

Taip. Nes delegavo užduotis. Ne atsakomybę.

Užduotis turi pabaigą. Atsakomybė turi rezultatą

Skirtumas matomas iš formuluotės:

„Paruošk pardavimų ataskaitą“ yra užduotis. „Užtikrink, kad pardavimų prognozė kiekvieną savaitę būtų tiksli ir vadovai turėtų informaciją sprendimams“ yra atsakomybė.
„Paskambink klientui“ yra užduotis. „Išlaikyk šį klientą ir augink jo pelningą apyvartą“ yra atsakomybė.
„Užsakyk medžiagas“ yra užduotis. „Užtikrink, kad gamyba turėtų medžiagų, bet atsargos neviršytų sutarto lygio“ yra atsakomybė.

Pirmu atveju žmogus vykdo. Antru valdo.

10–50 darbuotojų įmonėje šis skirtumas pasimato greitai. Kol savininkas dalina užduotis, jis pats yra vienintelis, kuris mato visą vaizdą: savikainą vienetui, prastovas, atsargų apyvartumą, tuščius kilometrus, apmokamų valandų dalį. Vadinasi, jis vienintelis ir gali priimti sprendimą. Visi kiti laukia. Apie tai, kodėl darbuotojai laukia savininko sprendimo, nors patys puikiai žino atsakymą, rašiau atskirai.

Pirmiausia reikia apibrėžti rezultatą

Ką reiškia „gerai“? Ne bendrais žodžiais. Rodikliu. Terminu. Kokybės standartu. Riba.

Jeigu deleguoju finansų vadovui pinigų srautą, turime susitarti keturis dalykus:

kokia prognozė ir kokiu horizontu;
kokiu dažniu ji atnaujinama;
koks minimalus likvidumo rezervas;
kada problema eskaluojama man.

Kitaip po trijų mėnesių paaiškės, kad abu turėjome visiškai skirtingą „atsakomybės“ apibrėžimą. Tai nėra žmogaus kaltė. Tai nesusitarimas.

Su atsakomybe turi eiti sprendimo teisė

Negalima žmogaus laikyti atsakingu už rezultatą ir kiekvieną jo sprendimą tvirtinti pačiam. Bet modelis populiarus.

„Tu atsakai už pardavimus.“ Puiku. „Bet kainas tvirtinu aš. Nuolaidas aš. Naują žmogų aš. Tikslinius klientus aš. Marketingo biudžetą aš.“

Tada už ką tiksliai atsako pardavimų vadovas? Už tai, kad savininko sprendimai būtų įgyvendinti laiku? Tai administratoriaus, ne vadovo darbas.

Atsakomybė turi turėti realų valdymo svertą. Jei sverto nėra, žmogus greitai nustoja net bandyti — ir grįžta klausti. Toks grįžimas savininkui atrodo kaip iniciatyvos trūkumas, nors iš tikrųjų tai sistemos atsakas. Tai viena dažniausių temų, kurią keliu dirbdamas išoriniu partneriu įmonės savininkui.

Deleguoti reikia ir informaciją

Žmogus negali priimti gero sprendimo nematydamas konteksto.

Jeigu vadovas nežino maržos, jis negali gerai spręsti dėl kainos. Jeigu nežino pinigų situacijos ir tiekėjo kredito sąlygų, negali valdyti pirkimų. Jeigu nežino strateginių prioritetų, negali atsirinkti projektų. Ekspeditorius, nematantis reiso pelningumo, priima sprendimą pagal apyvartą — ir vežimas atrodo geras iki mėnesio pabaigos.

Savininkas dažnai turi milžinišką kontekstą galvoje. Jam sprendimas akivaizdus. Kitam žmogui ne. Todėl dalis delegavimo yra savininko galvos eksportas į sistemą: skaičiai, taisyklės, prioritetai, užrašyti taip, kad juos matytų ne tik jis. Nelabai romantiška. Bet būtina.

Turi būti aiškios ribos

Delegavimas nereiškia „daryk ką nori“. Priešingai. Geras delegavimas turi ribas: biudžetas, kainų diapazonas, prisiimama rizika, teisinės sąlygos, žmonių skaičius, klientų kategorijos, investicijų dydis.

Kuo aiškesnės ribos, tuo laisviau žmogus gali veikti jų viduje. Tai paradoksas: daug savarankiškumo atsiranda ne iš mažiau taisyklių, o iš kelių labai aiškių taisyklių.

Reikia sutarti kontrolės ritmą

Savininkas dažniausiai deleguoja vienu iš dviejų būdų. Arba tikrina kas valandą. Arba visiškai paleidžia ir po trijų mėnesių klausia, kodėl rezultatas blogas.

Yra trečias variantas — sutarti iš anksto. Kokį rodiklį matome? Kada? Kada aptariame? Kada būtina eskaluoti? Tada kontrolė tampa normalia valdymo dalimi, o ne netikėtu savininko apsilankymu penktadienį 16:40.

Nespręskite už žmogų problemos, kurią jam delegavote

Tai viena sunkiausių taisyklių. Vadovas ateina: „Turime problemą.“ Savininkas: „Daryk taip.“ Greita. Patogu. Ir labai efektyviai naikina delegavimą.

Geriau keturi klausimai: kokie variantai? Ką rekomenduoji? Kokia rizika? Ką nusprendei?

Tada savininkas padeda mąstyti, o ne perima problemą. Šis įprotis keičiasi sunkiausiai, nes keistis turi pats savininkas, ne procedūra — tai jau vadovo asmeninės kompetencijos klausimas.

Atsakomybė turi turėti pasekmę

Jeigu rezultatas nepasiektas, jis turi būti aptartas. Kodėl? Kas priklausė nuo žmogaus, o kas ne? Ar trūksta kompetencijos, resursų, ar sprendimo teisės? Ką keičiam?

Delegavimas nėra atsakomybės išdalinimas ir savininko atsiribojimas. Jis yra aiški sutartis dėl rezultato.

Pradžioje tai kainuoja daugiau laiko

Reikia paaiškinti. Duoti kontekstą. Leisti žmogui pagalvoti. Ištverti kitokį sprendimą nei tavo. Aptarti klaidą. Tai daug lėčiau nei tiesiog padaryti pačiam.

Todėl savininkas natūraliai grįžta prie seno modelio: „Kol paaiškinsiu, pats padarysiu.“ Teisinga. Vieną kartą. Problema ta, kad po metų vis dar darysite pats.

Septynių darbuotojų ekspedijavimo įmonėje, su kuria dirbome dvylika mėnesių, didžioji dalis pokyčio buvo būtent čia: savininkas nustojo tvirtinti kiekvieną reisą ir vietoj to susitarė dėl reiso pelningumo ribos, nuo kurios sprendimą priima pats ekspeditorius. Per tuos dvylika mėnesių pelnas paaugo 30 % nuo pradinio metų lygio. Daugiau tokių anonimizuotų atvejų su skaičiais ir laikotarpiais aprašyta atskirai.

Delegavimo testas

Paklauskite savęs: jeigu savaitę manęs nebūtų, ar žmogus žinotų, kokį rezultatą turi pasiekti? Ar turėtų informaciją? Ar turėtų teisę priimti sprendimą? Ar žinotų ribas? Ar žinotų, kada eskaluoti?

Jeigu taip — atsakomybė tikriausiai deleguota. Jeigu žmogus tiesiog turi ilgą užduočių sąrašą — ne. Tada jis yra labai gerai organizuotas vykdytojas, o savininkas vis dar generalinis smegenų centras.

Dažniausi klausimai

Nuo ko pradėti, jei iki šiol deleguodavau tik užduotis?

Pradėkite nuo vienos srities, kurią geriausiai išmanote patys, ir užrašykite jos rezultatą rodikliu, terminu ir riba. Vieną sritį, ne penkias. Kai ji veikia be jūsų mėnesį, imkite kitą.

Kaip suprasti, kad deleguoju užduotis, o ne atsakomybę?

Pažiūrėkite, kas sprendžia. Jei žmogus grįžta klausti leidimo dažniau nei kartą per savaitę, jam trūksta arba informacijos, arba sprendimo teisės, arba aiškių ribų. Grįžimų dažnis yra tikslesnis rodiklis nei bet koks pokalbis.

Ką daryti, jei žmogus atsakomybės nenori?

Pirma patikrinkite, ar jis turi svertą. Labai dažnai „nenoriu“ reiškia „negaliu, nes visus sprendimus tvirtinate jūs“. Jei sverto yra, o rezultato nėra ir po aptarimo, tai jau kompetencijos arba vaidmens klausimas.

Ar galima deleguoti atsakomybę be valdymo apskaitos?

Iš dalies. Bet be skaičių jūs negalėsite susitarti dėl rezultato — liks „stenkis geriau“. Minimalus rinkinys yra 5–7 rodikliai, kuriuos mato ir savininkas, ir vadovas, ir kurie atnaujinami sutartu dažniu.

Kiek kontrolės yra per daug?

Kontrolė yra per didelė, kai žmogus laukia jūsų atsakymo tam, kad tęstų darbą. Ji per maža, kai apie nukrypimą sužinote iš kliento. Tarp šių dviejų ribų yra sutartas ritmas: rodiklis, dažnis, aptarimo laikas ir eskalavimo taisyklė.

Per kiek laiko delegavimas pradeda duoti rezultatą?

Pirmus mėnesius bus lėčiau nei anksčiau — tai normalu, nes mokate ir aiškinate. Realų laiko atlaisvinimą savininkai dažniausiai pajunta po 3–6 mėnesių, kai ribos ir kontrolės ritmas jau nusistovi.

Apie autorių
Justas Razmus – verslo konsultantas ir išorinis partneris 10–50 darbuotojų įmonių savininkams. Keturiolika metų dirbo tarptautinėje statybinių medžiagų gamintojoje: nuo pardavimų direktoriaus Lietuvos rinkai iki operacijų vadovo (COO) Baltijos šalyse – trys rinkos, apie šimtas darbuotojų. Nuo 2002 m. versle, dirbo daugiau nei keturiasdešimtyje įmonių iš vidaus. Bazė Klaipėdoje, dirba visoje Lietuvoje.
to-day.lt · LinkedIn