Kiek kainuoja vėluojanti sąskaita ir kaip ją išrašyti laiku?

Darbą klientui baigei penktadienį. Sąskaitą žadėjai išrašyti pirmadienį, bet pirmadienį užgriuvo kiti reikalai. Klientą sąskaita pasiekė tik po dviejų savaičių. Jis moka per 30 dienų, todėl pinigus pamatysi beveik po pusantro mėnesio. Per tą laiką atlyginimus ir tiekėjus tu jau apmokėjai iš savo kišenės.

Kiek iš tikrųjų kainuoja vėluojanti sąskaita

Kai sąskaitą išrašai vėliau, klientas ir sumoka vėliau. Mokėjimo terminą jis skaičiuoja nuo sąskaitos datos. Kol terminas dar neprasidėjo, savo darbą finansuoji tu.

Paskaičiuok paprastą pavyzdį. Per mėnesį išrašai sąskaitų už 50 000 eurų. Kiekvieną sąskaitą išrašai dešimt dienų vėliau, nei galėtum. Tada apie trečdalis mėnesio apyvartos nuolat guli neišrašyta. Tai daugiau nei 16 000 eurų, kurių banke nėra. Tą skylę dažnai užkiši banko kreditu arba vėluoji sumokėti tiekėjams.

Ši bėda būdinga daugeliui įmonių. Europos Komisijos 2023 m. duomenimis, Europoje maždaug pusė sąskaitų neapmokama laiku. Komisija taip pat skaičiuoja, kiek laiko įmonės praranda. Jei mokėjimai ateitų laiku, kiekviena įmonė per metus sutaupytų bent penkias darbo dienas. Tiek laiko jos dabar praleidžia vaikydamos skolininkus.

Vėlavimas paprastai atsiranda dviejose vietose. Klientas vėluoja sumokėti, ir dėl to pyksti ant jo. Bet labai dažnai pirmas pavėluoji tu, nes sąskaitą išrašai per vėlai.

Kodėl sąskaitos išeina per vėlai

Daugumoje mažų įmonių sąskaitas išrašo vienas žmogus. Neretai tai būna pats savininkas. Jis tai daro vakare arba savaitgalį, kai baigia kitus darbus. Kai darbų daug, sąskaitos laukia.

Kita priežastis yra informacija. Vadybininkas žino, kad darbas baigtas, bet buhalterei apie tai nepasako. Buhalterė duomenis gauna mėnesio pabaigoje ir viską išrašo vienu kartu. Kartais pasimeta papildomi darbai, kuriuos klientas užsakė telefonu. Už juos sąskaitos niekas taip ir neišrašo.

Dar viena priežastis yra nepatogus įrankis. Jei žmogus turi atsidaryti kelis failus ir perrašyti kliento rekvizitus, jis šį darbą atideda.

Pasitaiko ir baimė. Savininkas nenori spausti kliento, todėl sąskaitą siunčia vėliau. Jam atrodo, kad taip jis rodo pagarbą. Klientas to dažniausiai net nepastebi, o tu prarandi kelias savaites.

Kaip pasiekti, kad sąskaita išeitų tą pačią dieną

Tikslas paprastas. Baigei darbą, ir tą pačią dieną klientas gauna sąskaitą. Kad taip būtų, užtenka kelių taisyklių:

1. Nustatyk, kada darbas laikomas baigtu. Užrašyk, kas paleidžia sąskaitą. Tai gali būti pristatytos prekės arba pasirašytas darbų priėmimo aktas.

2. Paskirk vieną atsakingą žmogų. Jis sąskaitas išrašo kiekvieną dieną. Kartą per mėnesį yra per retai.

3. Pasirink patogų sąskaitų išrašymo įrankį. Kliento rekvizitus ir kainas įrankis turi įrašyti pats. Tada sąskaitą žmogus išrašo per kelias minutes.

4. Sujunk sąskaitą su užsakymu. Kai vadybininkas pažymi užsakymą kaip įvykdytą, žmogus, kuris išrašo sąskaitas, tai mato iš karto.

5. Kas savaitę patikrink likučius. Peržiūrėk, ar neliko įvykdytų darbų be sąskaitos. Tam užtenka penkiolikos minučių.

Šios taisyklės tinka ir mažai įmonei, kurioje dirba trys žmonės. Ten sąskaitas dažnai išrašo pats savininkas. Tada jam reikia kasdienio įpročio, pavyzdžiui, penkiolikos minučių darbo dienos pabaigoje.

Sąskaitoje yra privalomų rekvizitų, o įstatymas nustato išrašymo terminą. Apie tai rašiau straipsnyje Ką nurodyti PVM sąskaitoje faktūroje ir per kiek dienų ją išrašyti? Čia kalbu apie vidinę tvarką. Įstatymas tau duoda šiek tiek laiko. Vis dėlto kiekviena laukimo diena atsiliepia tavo pinigų srautui.

Ką pamatysi po pirmo mėnesio

Kai sąskaitos išeina laiku, pinigai ateina greičiau. Klientai moka tais pačiais terminais. Skirtumas tas, kad terminas prasideda anksčiau.

Tau taip pat bus lengviau priminti apie skolą. Kai sąskaita išrašyta laiku ir aiškiai, klientas neturi kuo teisintis. Jis negali sakyti, kad sąskaitos negavo arba nesuprato, už ką moka.

Pabandyk tai pasimatuoti. Paimk paskutinių trijų mėnesių sąskaitas. Prie kiekvienos užrašyk dvi datas: kada baigei darbą ir kada išrašei sąskaitą. Paskaičiuok vidutinį skirtumą dienomis. Šis skaičius dažnai nustebina pačius savininkus.

Kai skirtumas sumažėja iki vienos dienos, banko sąskaitoje atsiranda pinigų, kurių anksčiau nematei. Jais gali sumokėti tiekėjams ir neimti paskolos.

Išorinio partnerio darbe sąskaitų tvarka dažnai būna vienas pirmųjų žingsnių. Kartu su tavimi pažiūrime, kiek dienų praeina nuo darbo pabaigos iki sąskaitos. Tada susitariame, kas ir kada sąskaitą išrašo. Šiam pakeitimui didelių investicijų nereikia, o pokytį pinigų sraute pajunti greitai.

Jei matai, kad sąskaitos tavo įmonėje laukia savaitę ar ilgiau, parašyk. Padėsiu susidėlioti tvarką, kad sąskaita klientą pasiektų tą pačią dieną. Pirmas 45 minučių pokalbis nemokamas. Rašyk labas@to-day.lt arba skambink +370 694 91755.