Kaip priminti apie skolą ir nesugadinti santykių su klientu?

Klientas vėluoja sumokėti jau dvi savaites. Jis perka iš tavęs seniai, ir santykiai su juo geri. Tu nenori atrodyti įkyrus, todėl lauki. Po mėnesio skola dvigubai didesnė, nes klientas spėjo užsisakyti dar kartą. Paskambinti dabar dar sunkiau.

Kodėl tylėti brangiau nei priminti

Daug savininkų bijo, kad priminimas apie skolą įžeis klientą. Praktikoje dažniausiai būna atvirkščiai. Klientai pirmiausia moka tiems, kurie primena. Jei tu tyli, kliento buhalterė anksčiau apmoka kitas sąskaitas.

Vėluojantys mokėjimai yra įprasta bėda visoje Europoje. Skolų išieškojimo bendrovė EOS 2026 m. balandį paskelbė Europos mokėjimų praktikos tyrimą. Apklausoje dalyvavo 2 200 finansų sprendimus priimančių žmonių iš 11 šalių. Jų duomenimis, Europoje 19 proc. sąskaitų įmonės apmoka pavėluotai. Dar 5 proc. sąskaitų niekas taip ir neapmoka.

Kuo ilgiau skola guli, tuo sunkiau ją atgauti. Todėl priminti reikia anksti ir ramiai. Ramus priminimas santykių negadina. Juos gadina pyktis, kuris susikaupia po kelių mėnesių tylos.

Pagalvok ir apie kitus klientus. Jei vienas moka vėluodamas be jokių pasekmių, kiti tai greitai pastebi. Tada vėluoti pradeda ir tie, kurie anksčiau mokėjo laiku.

Dar vienas pavojus yra tavo paties nuotaika. Kai skola auga, tu pradedi pykti ant kliento. Galiausiai skambini jau susierzinęs, ir pokalbis išeina aštrus. Būtent tada santykiai ir nukenčia.

Priminimų tvarka, kurią klientas priima normaliai

Geriausiai veikia tvarka, kurią klientas žino iš anksto. Kai priminimas ateina pagal planą, klientas jo nelaiko asmenišku. Štai paprasta seka:

1. Prieš terminą. Likus kelioms dienoms iki termino, išsiųsk trumpą laišką. Primink sumą ir datą, pridėk sąskaitą.

2. Kitą dieną po termino. Parašyk mandagiai ir be priekaištų. Paklausk, ar klientas sąskaitą gavo ir ar jam viskas joje aišku.

3. Po savaitės. Paskambink. Pokalbis telefonu veikia geriau už trečią laišką. Susitark dėl konkrečios mokėjimo datos.

4. Po dviejų ar trijų savaičių. Pranešk, kad naujus užsakymus vykdysi tada, kai klientas apmokės skolą. Pasakyk tai ramiai, kaip įmonės taisyklę.

5. Po mėnesio ar dviejų. Nuspręsk, ar perduoti skolą išieškoti. Šį sprendimą priima savininkas.

Terminus pritaikyk savo verslui. Svarbu, kad jie būtų užrašyti ir kad visi juos taikytų vienodai.

Kiekvieną žingsnį pasižymėk. Užrašyk, kada siuntei laišką ir dėl ko susitarei telefonu. Jei skola vėliau atsidurs pas išieškotojus ar teisme, šie įrašai labai pravers.

Kaip kalbėti, kad klientas neįsižeistų

Kalbėk apie faktus. Pasakyk sąskaitos numerį ir sumą. Kaltinti kliento nereikia, nes dažnai jis tiesiog pamiršo. Kartais sąskaita užstringa jo buhalterijoje.

Laiškas turi būti trumpas. Užtenka kelių sakinių apie sąskaitą, sumą, terminą ir tavo prašymą. Prie laiško visada pridėk sąskaitą, kad klientui nereikėtų jos ieškoti.

Telefonu kalbėk taip pat ramiai. Pasakyk, kad skambini dėl sąskaitos, ir paklausk, kada klientas planuoja mokėti. Tada patylėk ir leisk jam atsakyti. Susitarimą patvirtink laišku.

Paklausk, ar viskas gerai. Būna, kad klientas vėluoja, nes yra nepatenkintas darbu, bet to nepasakė. Tokį dalyką geriau sužinoti anksti. Pasitaiko, kad klientas turi laikinų sunkumų. Tada galite susitarti dėl mokėjimo dalimis. Svarbu, kad kiekviena dalis turėtų konkrečią datą.

Priminimus tegul siunčia vienas žmogus. Geriausia, jei tai daro buhalterė arba administratorė. Tada pardavėjui nereikia kalbėti apie pinigus, ir jo santykiai su klientu lieka ramūs.

Kaip sumažinti priminimų skaičių

Dalį vėlavimų sukuri pats. Sąskaita išeina per vėlai arba joje trūksta duomenų, kurių reikia kliento buhalterijai. Apie šias priežastis rašiau straipsnyje Išrašei sąskaitą. Kodėl pinigai dar ne tavo sąskaitoje?

Mokėjimo sąlygas aptark dar prieš darbą. Kai klientas iš anksto žino terminą ir pasekmes, priminimas jo nenustebins. Klientams, kurie vėluoja nuolat, sutrumpink atidėjimą arba paprašyk avanso.

Naujam klientui mokėjimo tvarką paaiškink per pirmą užsakymą. Pasakyk, kad priminimus siunčiate visiems klientams vienodai. Tada pirmas priminimas jo neįžeis.

Sąskaitoje parašyk konkrečią mokėjimo datą. Klientui tada nereikia skaičiuoti dienų. Kai klientas sumoka po priminimo, padėkok jam. Tai užtrunka minutę, o klientas prisimena malonų bendravimą.

Išorinio partnerio darbe tokią priminimų tvarką su savininku susidedame raštu. Kartu nusprendžiame, kas siunčia priminimus ir kada reikia skambinti. Tada tau nebereikia kaskart galvoti, ar jau laikas kelti ragelį.

Jei tau nepatogu kalbėtis su klientais apie skolas ir todėl jos auga, parašyk. Padėsiu susidėlioti priminimų tvarką, kuri saugo pinigus ir santykius. Pirmas 45 minučių pokalbis nemokamas. Rašyk labas@to-day.lt arba skambink +370 694 91755.