Pirmas darbuotojas apskaitoje prideda naują mėnesio ciklą: tabelį, atlyginimo skaičiavimą, deklaracijas ir įmokas. Kad tai nesukurtų chaoso, dar prieš pirmą darbo dieną susitark, kas ir iki kada pateikia duomenis apie dirbtą laiką, atostogas ir ligas.

Daugelis mažosios bendrijos savininkų apie atlyginimų apskaitą susimąsto tik tada, kai reikia paskaičiuoti pirmą algą. Tuo metu jau vėlu kurti tvarką, belieka gaudyti trūkstamus duomenis. Šis straipsnis skirtas tau, jei ketini samdyti pirmą žmogų ir nori suprasti, kas pasikeis tavo MB apskaitoje.

Darbo sutartis yra tik proceso pradžia

Pasirašyta sutartis dar nereiškia, kad darbo santykiai sutvarkyti. Prieš pirmą darbo dieną „Sodrai“ reikia pateikti 1-SD pranešimą, ir tai daroma ne vėliau kaip prieš vieną darbo dieną iki numatytos darbo pradžios. Taisykles galima pasitikrinti „Sodros“ puslapyje apie 1-SD pranešimo pildymą.

Po to atsiranda pasikartojantys dalykai: darbo laiko apskaita, atlyginimo skaičiavimas, atostogos, ligos laikotarpiai, deklaracijos ir įmokos. Kiekvienas iš jų turi savo duomenis ir savo terminus. Tikslus rinkinys priklauso nuo sutarties rūšies ir mokėjimų, todėl jį verta aptarti su buhalteriu dar prieš pasirašant sutartį.

Jei apie „Sodros“ pareigas MB iš viso kyla klausimų, pasiskaityk ir apie tai, kodėl „Sodra“ gali rūpėti net tada, kai MB neturi pajamų.

Ką pasikeičia mėnesio uždarymo rutinoje

Iki pirmo darbuotojo mėnesio uždarymas daugiausia reiškė pirkimo ir pardavimo sąskaitas bei banko sutikrinimą. Atsiradus darbo santykiams, prisideda dar keli žingsniai:

Patvirtinti darbuotojo dirbtą laiką už mėnesį.
Pranešti apie atostogas, nedarbingumą ir kitus neatvykimus.
Pateikti premijas ar kitus išmokų pasikeitimus, jei jų buvo.
Paskaičiuoti atlyginimą ir patikrinti, ar išmokėta tiek, kiek paskaičiuota.
Pateikti su darbo užmokesčiu susijusias deklaracijas ir sumokėti įmokas, pavyzdžiui GPM312 deklaraciją ir PSD bei VSD įmokas.

Kiekvienas žingsnis turi savo terminą. Jei bent vienas duomuo atkeliauja po atlyginimo skaičiavimo, darbą tenka taisyti, o taisymas dažniausiai kainuoja daugiau laiko nei tvarkingas duomenų pateikimas iš pradžių.

Kas pateikia duomenis ir kada

Dar prieš pirmą darbo dieną apsibrėžk, kas pateiks duomenis ir kada. Jei vadovas apie nedarbingumą sužino po atlyginimo skaičiavimo, apskaitą reikia perdaryti. Jei tabelis atsiranda tik kitą mėnesį, buhalteris priverstas spėlioti, kas vyko. Spėlioti jis neturėtų, nes apie dirbtą laiką žino pats darbuotojas ir jo vadovas.

Praktiškai pakanka susitarti dėl keturių dalykų:

kas įveda naują žmogų į darbą ir kas tvirtina jo dirbtą laiką;
kam darbuotojas praneša apie atostogas ar neatvykimą;
iki kurios mėnesio dienos duomenys perduodami apskaitą tvarkančiam žmogui;
kur tie duomenys saugomi, kad juos būtų galima rasti po pusmečio.

Buhalteriui reikia ne pasakojimo, kad „lyg dirbo visą mėnesį“, o patvirtintų duomenų. Toks susitarimas naudingas ir tau, ir darbuotojui, nes abu žinosi, kaip skaičiuojamas atlyginimas.

Tipinė klaida yra manyti, kad darbuotojo apskaita prasideda nuo atlyginimo dienos. Iš tikrųjų ji prasideda nuo pirmos darbo dienos, nes nuo tada kaupiasi dirbtas laikas, o kartu ir pareigos, kurias reikės apskaityti. Jei pirmą mėnesį duomenys renkami atmintinai, antrą mėnesį klaidos tik dauginsis, nes niekas nebeprisimena, kas buvo sutarta.

Kita dažna klaida yra pasikliauti žodiniais susitarimais. Jei darbuotojas sako, kad išėjo pusdienio, o vadovas to nepatvirtino, buhalteris turi tik du skirtingus pasakojimus. Raštiška žinutė ar tabelio įrašas užtrunka minutę, o vėliau išsprendžia ginčą ir sutaupo taisymų.

Todėl pirmo mėnesio pabaigoje verta trumpai peržiūrėti, ar visi duomenys atkeliavo laiku, ir pasižymėti, ką kitą kartą pateikti anksčiau. Per kelis mėnesius tai tampa įpročiu.

Kiek kainuoja darbuotojas, o ne tik jo alga

Prieš priimdamas žmogų apskaičiuok visą darbdavio kainą, ne vien sutartą atlyginimą. Į ją patenka mokesčiai ir įmokos, galimas atostogų laikotarpis, darbo priemonės ir tavo paties laikas, kurį skirsi įvedimui į darbą. Vieno darbuotojo kaina nėra vien pervedimas paskutinę mėnesio dieną.

Jei tavo MB pinigų srautas įtemptas, atlyginimas tampa fiksuota prievole ir per ramų mėnesį. Todėl verta pasitikrinti, kiek mėnesių galėtum mokėti algą, jei pajamos laikinai sumažėtų. Mažosios bendrijos savininkui tai dažnai svarbiau už patį pirmo atlyginimo dydį.

Į kainą įtrauk ir apskaitos paslaugą. Zitutės SMART plane darbo užmokestis įtrauktas iki 3 darbuotojų, PRO plane iki 5. Didesnę ribą galima padidinti papildomais darbuotojų priedais, o vienas papildomas darbuotojas kainuoja 15 € per mėnesį. Į paslaugą patenka darbo laiko apskaita, atostogų apskaita ir darbo užmokesčio dokumentai. Prieš pasirašydamas darbo sutartį pasitikrink savo plano ribą, tada žinosi, kiek kainuos apskaita ir kokius duomenis reikės pateikti.

Verta pasižymėti ir tai, kad kiekvienas naujas darbuotojas padidina mėnesio uždarymo darbą, net jei atrodo, kad „juk tik vienas žmogus“. Pirmas darbuotojas dažniausiai parodo, ar tavo apskaitos tvarka veikia. Jei dokumentai ir duomenys pas buhalterį keliauja laiku jau dabar, naujas žmogus tik prideda vieną eilutę prie to, kas ir taip vyksta. Jei ne, geriausias metas tai sutvarkyti yra dar prieš pirmą darbo dieną.

Pirmo darbuotojo patikros sąrašas

Prieš pirmą darbo dieną peržvelk šį sąrašą. Jis trumpas, bet kiekvienas punktas gali sutaupyti vakarą pabaigoje mėnesio:

pateiktas 1-SD pranešimas, ne vėliau kaip prieš vieną darbo dieną iki darbo pradžios;
žinai, kas tvirtina darbo laiką ir kas praneša apie atostogas;
apskaičiuota visa darbdavio kaina, ne tik atlyginimas;
pasitikrinta, ar esamas apskaitos planas apima darbo užmokesčio apskaitą ir kiek darbuotojų;
sutarta, kokiu terminu duomenys keliauja apskaitą tvarkančiam žmogui.

Daugiau praktinių temų apie MB kasdienybę rasi Zitutės MB gidų skiltyje. Pirmas darbuotojas turėtų spręsti verslo problemą. Jis neturėtų netyčia sukurti antros, apie kurią prisiminsi mėnesio pabaigoje.

Dažniausi klausimai

Kada pranešti „Sodrai“ apie naują darbuotoją?

1-SD pranešimas pateikiamas ne vėliau kaip prieš vieną darbo dieną iki numatytos darbo pradžios. Jei sutartis pasirašoma paskutinę dieną, pranešimą reikia paruošti tą pačią dieną. Patikimiausia tai daryti iš anksto, kol dar nėra skubos.

Ar MB pirmam darbuotojui reikia atskiros darbo laiko apskaitos?

Taip, apie dirbtą laiką turi būti duomenų, nes nuo jų priklauso atlyginimo skaičiavimas. Forma gali būti paprasta, svarbiausia, kad ji būtų patvirtinta ir pateikta laiku. Be patvirtintų duomenų buhalteris priverstas spėlioti.

Kas pasikeičia, kai MB atsiranda darbuotojas?

Atsiranda nauja mėnesio rutina: darbo laikas, atlyginimo skaičiavimas, atostogos, deklaracijos ir įmokos. Tai nėra sudėtinga, jei susitari dėl duomenų pateikimo iš anksto. Sudėtinga tampa tada, kai informacija atkeliauja po atlyginimo dienos.

Ar darbo užmokesčio apskaita įeina į Zitutės planus?

SMART plane įtrauktas darbo užmokestis iki 3 darbuotojų, PRO plane iki 5. Vienas papildomas darbuotojas kainuoja 15 € per mėnesį. Kainas ir planų ribas gali pasitikrinti Zitutės kainoraštyje.

Kiek verta atidėti pinigų pirmam darbuotojui?

Tikslios sumos čia nėra, nes ji priklauso nuo atlyginimo ir tavo pinigų srauto. Patogu pradėti nuo klausimo, kiek mėnesių gali mokėti algą nepriklausomai nuo naujų pajamų. Tada matysi, ar samdyti yra saugu dabar, ar geriau palaukti.

Ką daryti, jei darbuotojas susirgo mėnesio viduryje?

Apie nedarbingumą kuo greičiau pranešk apskaitą tvarkančiam žmogui, nelaukdamas mėnesio pabaigos. Taip atlyginimas bus paskaičiuotas teisingai iš pirmo karto ir nereikės taisyti jau išmokėtos sumos.

Justas Razmus – MB TODAY LT vadovas ir Zitutės kūrėjas. Zitutė yra buhalterinės apskaitos paslauga mažosioms bendrijoms: dokumentą įkeli telefonu ir matai, kas su juo vyksta. Startas – 2026 m. spalio 1 d.
Planai ir kainos: zitute.lt/kainos · MB gidai: zitute.lt/gidas · Apie paslaugą: zitute.lt