Ką daryti, kai verslas per daug priklauso nuo vieno tiekėjo?

Priklausomybė nuo vieno tiekėjo retai atrodo kaip problema. Bent jau tol, kol viskas veikia.

Tiekėjas pažįstamas. Sąlygos suderintos. Žmonės vieni kitus supranta. Prekės ar žaliavos atvažiuoja, kokybė priimtina, pirkimams nereikia kaskart iš naujo ieškoti ir derinti kainų. Patogu. Kartais toks bendradarbiavimas tęsiasi metų metus, ir atrodo, kad tai viena stabiliausių verslo vietų.

Tada vieną dieną tiekėjas pavėluoja. Kitą kartą pakelia kainą. Po kelių mėnesių praneša, kad nebegali pristatyti įprasto kiekio — pasikeitė jo prioritetai, atsirado didesnis klientas, sutriko gamyba.

Ir staiga paaiškėja, kad tavo pažadas klientui laikosi ant organizacijos, kurios tu nekontroliuoji.

Problema ne partnerystė, o pasirinkimo nebuvimas

Geras, patikimas tiekėjas yra didelė vertė. Problema atsiranda tada, kai neturi realios alternatyvos.

Jeigu jis pakelia kainą — sutinki. Jeigu vėluoja — lauki. Jeigu suprastėja kokybė — bandai prisitaikyti. Jeigu sumažina tau skirtą kiekį — aiškiniesi klientams. Derybos tokioje situacijoje tampa teorinės, nes abi pusės supranta, kad tu neturi kur eiti.

Savininkai dažnai sako, kad alternatyvų rinkoje tiesiog nėra. Kartais tai tiesa: specifinės žaliavos ar komponentai reikalauja sertifikavimo, bandymų, technologinių pakeitimų. Bet daug dažniau alternatyvų nėra todėl, kad jų niekas nuosekliai neieškojo.

Kol pagrindinis tiekėjas veikia, paieška atrodo kaip papildomas darbas. Krizės metu ji kainuoja nepalyginamai daugiau: kai gamyba jau stoja, nebeturi laiko ramiai vertinti kokybės, o kai prekės reikia rytoj, kaina tampa antraeiliu klausimu. Vienas tiekėjo sutrikimas gali suvalgyti kelių mėnesių maržą. McKinsey vertinimu, ilgesnis nei mėnesio tiekimo sutrikimas įmonę ištinka vidutiniškai kas 3,7 metų, o per dešimtmetį tokie sutrikimai gali kainuoti iki 45 % vienų metų pelno.

Tiekėjų rizikos valdymas prasideda nuo klausimų, ne nuo sutarčių

Ne visi tiekėjai vienodai kritiniai. Vieno prekė lengvai pakeičiama. Kito vėlavimas sustabdo visą gamybą. Trečias tiekia mažą nebrangią detalę, be kurios negali užbaigti produkto. Todėl vertinti reikia ne pirkimų sumą, o poveikį verslui.

Prieš darant bet ką kita, atsakyk į penkis klausimus apie kiekvieną svarbų tiekėją:

1. Kiek dienų galėtume dirbti be jo pristatymo?

2. Kiek atsargų šiai pozicijai realiai turime sandėlyje?

3. Ar produktą apskritai galima pakeisti kito gamintojo analogu?

4. Kiek užtruktų patvirtinti alternatyvą — savaitę, mėnesį, pusmetį?

5. Kokius klientų užsakymus tai paveiktų ir kokia būtų finansinė žala?

Kai šie atsakymai surašyti, tikroji rizika pasimato labai greitai. Dažnai paaiškėja, kad kritiškiausias yra ne didžiausias, o pats nepastebimiausias tiekėjas.

Alternatyva, kurios neišbandei, dar nėra atsarginis planas

Alternatyvus tiekėjas — tai ne įmonė, kurios kontaktą turi pirkimų vadybininkas. Tai tiekėjas, kurio produktą esi patikrinęs, sąlygas supranti ir žinai, kiek realiai užtruktų pradėti pirkti.

Jeigu pirmą kartą jam paskambinsi tik tada, kai pagrindinis nebegalės pristatyti, tai dar nėra planas. Alternatyvą reikia išbandyti: pradėti nuo mažesnio užsakymo, patikrinti kokybę, įvertinti pristatymo terminą, pamatyti, kaip tiekėjas komunikuoja, kai atsiranda problema.

Kartais verta dalį pirkimų sąmoningai paskirstyti tarp dviejų tiekėjų, net jeigu pagrindinis siūlo šiek tiek geresnę kainą. Trumpuoju laikotarpiu tai kainuoja daugiau. Ilgainiui perki atsparumą.

Aiškūs susitarimai ir saugos atsargos kritinėms pozicijoms

Ilgametis ryšys beveik visada pereina į neformalią zoną. Daug kas sutariama telefonu, terminai suprantami apytiksliai, kokybės reikalavimai gyvena žmonių galvose. Kol problemų nėra, tai atrodo lankstu. Kai problema atsiranda, paaiškėja, kad kiekviena pusė susitarimą suprato skirtingai.

Todėl kritiniams pirkimams reikia aiškių specifikacijų, pristatymo terminų, kokybės kriterijų, informavimo tvarkos ir atsakomybės. Ir reikia saugos atsargos toms pozicijoms, kurių trūkumas sustabdytų veiklą — čia jau susikerta tiekimo ir finansų sprendimai, apie kuriuos rašiau straipsnyje apie atsargų balansavimą. Kelios papildomos atsargų dienos dažnai kainuoja gerokai mažiau nei viena diena stovinčios gamybos.

Verta nepamiršti ir to, kad priklausomybė gali būti santykio problema. Kartais visas bendradarbiavimas laikosi ant vieno žmogaus, o susitarimai ir istorija niekur nefiksuojami. Santykis gali būti asmeninis, bet jo vertė turi likti įmonėje.

Per didelė priklausomybė nuo vieno tiekėjo nėra vien pirkimų klausimas. Ji veikia pardavimus, gamybą, pinigų srautą, klientų pasitikėjimą ir tavo ramybę. Geras tiekėjas gali likti pagrindinis. Tačiau pagrindinis neturėtų reikšti vienintelis.

Jei matai, kad vieno tiekėjo vėlavimas ar kainos pakeitimas galėtų išbalansuoti visą tavo verslą, parašyk. Padėsiu aiškiai įvertinti priklausomybę ir susidėlioti realų atsarginį scenarijų.