Verslas, veikiantis be nuolatinio savininko įsikišimo, sukuriamas ne vienu herojišku delegavimo savaitgaliu, o keturiais dalykais: vadovų sluoksniu, kuris turi realią sprendimo teisę, sutartomis sprendimų ribomis, valdymu per rodiklius ir pasikartojančiu valdymo ritmu. Tikslas nėra, kad savininkas taptų nereikalingas. Tikslas – kad jo laikas būtų ten, kur jis vertingiausias: strategijoje, kapitalo sprendimuose ir vadovų pasirinkime, o ne kiekvienoje 7 procentų nuolaidoje.

Verslas be savininko nereiškia verslo be savininko. Skamba keistai, bet skirtumas svarbus. Savininkas niekur nedingsta. Keičiasi tik tai, kuriuose sprendimuose jis dalyvauja.

Daugumoje 10–50 darbuotojų įmonių savininkas yra ne vaidmuo, o procesas. Per jį eina kainodara, pretenzijos, prioritetai, pirkimai ir pusė personalo klausimų. Kol įmonė maža, tai net efektyvu. Vėliau tampa lubomis.

Pirmas žingsnis: pamatyti, kur savininkas pats yra procesas

Reikia savaitės stebėjimo. Ne jausmo – užrašų.

Kokius klausimus žmonės neša savininkui?
Kiek jų per dieną?
Kiek laiko kiekvienas atima?
Į kokias kategorijas jie skyla: pardavimai, žmonės, pirkimai, klientų problemos, prioritetai?

Paprastai labai greitai išryškėja keli pasikartojantys sprendimai. Tai gera žinia. Jeigu sprendimas kartojasi, jį galima sisteminti. Vienkartinių sprendimų sisteminti negalima – ir nereikia.

Antras žingsnis: sukurti vadovų sluoksnį

Ne pareigybių pavadinimus. Vadovus.

Vadovas – tai žmogus, kuris atsako už rezultatą, turi sprendimo teisę, valdo komandą, mato savo srities rodiklius ir pats sprendžia nukrypimus. Jeigu visi „vadovai“ kasdien eskaluoja savininkui, sluoksnis egzistuoja organizacinėje schemoje, bet ne valdyme.

Čia dažniausiai ir lūžta. Savininkas paskiria gamybos vadovą, bet meistras dėl prastovų vis tiek skambina savininkui, nes žino, kad taip greičiau. Apie tai, kuo delegavimas skiriasi nuo užduočių dalybų, rašiau atskirai – kaip deleguoti ne užduotis, o atsakomybę.

Trečias žingsnis: susitarti dėl sprendimų ribų

Kokius sprendimus priima vadovai, o kokius savininkas? Kas reikalauja tik informavimo, o kas – patvirtinimo?

Praktikoje riba brėžiama ties konkrečiais dalykais:

investicijos iki tam tikros sumos;
nuolaidos ir kainos nukrypimai;
naujų darbuotojų samdymas;
kompensacijos klientui;
tiekėjo pasirinkimas;
projektų ir užsakymų prioritetai.

Savininkui nereikia paleisti visko iš karto. Reikia sąmoningai perstumti sprendimų ribą ir po trijų mėnesių pažiūrėti, kas iš tikrųjų nutiko.

Ketvirtas žingsnis: valdyti per rodiklius, o ne per pokalbius

Savininkas dažnai kišasi todėl, kad neturi kito būdo žinoti, ar viskas gerai. Jeigu informacija ateina tik per žmones, kontrolė virsta pasikalbėjimu: „Kaip sekasi?“ – „Gerai.“ – „Tikrai?“ – „Taip.“ – „O kodėl sąskaitoje mažiau pinigų?“

Rodikliai leidžia atsitraukti. Gamyboje tai ciklo laikas, brokas, prastovos ir savikaina vienetui. Ekspedijavime – reiso pelningumas, tušti kilometrai ir apyvartinės lėšos. Prekyboje – atsargų apyvartumas ir nurašymai. Paslaugose – apmokamų valandų dalis ir projekto marža.

Savininkas neturi žinoti visų detalių. Jis turi žinoti, kur nukrypstama. Tai ir yra nuolatinio darbo su įmonės valdymu esmė: ne daugiau ataskaitų, o mažiau vietų, kur galima nepastebėti.

Penktas žingsnis: turėti valdymo ritmą

Savaitinis vadovų susitikimas. Mėnesio rezultatų peržiūra. Ketvirtinė strategijos peržiūra. Kiekviename – aiškūs sprendimai, atsakomybės ir terminai.

Tai skamba nuobodžiai. Ir būtent todėl veikia. Verslas be nuolatinio savininko įsikišimo sukuriamas ne įkvėpimu, o per pasikartojantį ritmą, kurio niekas neatšaukia dėl to, kad „šią savaitę labai daug darbo“.

Šeštas žingsnis: dokumentuoti tik kritinius procesus

Nereikia 400 puslapių procedūrų bibliotekos. Jeigu procedūrai perskaityti reikia ilgiau nei darbui atlikti, dokumentavimas šiek tiek pergalvotas.

Bet kritiniai procesai turi būti aiškūs: pardavimas, užsakymo priėmimas, gamyba, kokybė, kliento pretenzija, pirkimas, naujo žmogaus įvedimas ir pinigų kontrolė. Savininko galva neturi būti vienintelė įmonės duomenų bazė.

Septintas žingsnis: pašalinti vieno žmogaus taškus

Ne tik savininką. Kas dar įmonėje nepakeičiamas? Buhalterė? Gamybos meistras? Vienintelis pardavėjas, pažįstantis didžiausią klientą? Technologas? IT žmogus?

Jeigu vieno žmogaus atostogos sukelia organizacinį nerimą, reikia pavaduojamumo: proceso, dokumentacijos ir mokymo. Ne todėl, kad žmogumi nepasitikima. Todėl, kad verslas neturi būti vieno žmogaus biologinės būklės funkcija.

Aštuntas žingsnis: savininkui iš tikrųjų pasitraukti

Čia sunkiausia. Sistema jau sukurta. Vadovai gali. Rodikliai yra. Ir tada savininkas įeina į susitikimą ir pasako: „Aš tik trumpai.“ Po keturiasdešimties minučių visi prioritetai pakeisti.

Savininko pasitraukimas iš operacinio valdymo yra elgesio disciplina, ne struktūros klausimas. Jeigu nusprendei, kad sprendžia vadovas, leisk vadovui spręsti. Net kai pats turi puikią nuomonę. Savininkai jos paprastai turi.

Kai kuriose įmonėse šis žingsnis lengvesnis, kai savininkas turi kur perkelti savo strateginį dėmesį – pavyzdžiui, į valdybą. Nepriklausomas valdybos narys čia naudingas ne tuo, kad pataria, o tuo, kad sukuria vietą, kur savininkas kalba apie kryptį, o ne apie trečiadienio pirkimą. Toje pačioje įmonėje nedirbu ir partneriu, ir valdybos nariu. Valdybos nario civilinė atsakomybė draudžiama. Draudimas įforminamas kartu su sutartimi.

Verta žinoti ir teisinį foną: juridinio asmens valdymo organo nario pareigos – veikti sąžiningai ir protingai, būti lojaliam bendrovei ir vengti interesų konflikto – nustatytos Lietuvos Respublikos civilinio kodekso 2.87 straipsnyje. Tai galioja ir savininkui, ir samdomam vadovui, ir valdybos nariui.

Kaip patikrinti, ar verslas jau gali veikti be tavęs

Pasiimk dvi savaites atostogų. Ne „atostogų“, kai kas dvi valandas tikrini „Teams“, o vakare „tik trumpai“ paskambini finansininkei. Tikras.

Grįžęs žiūrėk: kas sustojo, kas laukė, kokie sprendimai nebuvo priimti ir kur kilo klaidos. Tai ne darbuotojų vertinimas. Tai sistemos testas.

Vienoje ekspedijavimo įmonėje, kurioje dirba 7 žmonės, per tokį darbą pirmiausia pasikeitė ne pardavimai, o tai, kas priima sprendimą dėl reiso kainos ir pagal kokį rodiklį. Matuotas rodiklis – pelnas. Laikotarpis – 12 mėnesių. Rezultatas – 30 % daugiau nei per prieš tai buvusius dvylika mėnesių. Daugiau panašių pavyzdžių su konkrečiais laikotarpiais surašyta atvejų skiltyje.

Tikras tikslas

Verslas be nuolatinio savininko įsikišimo yra vertingesnis. Jį lengviau auginti, lengviau perduoti, lengviau parduoti. Jis mažiau rizikingas.

Ir savininkui suteikia pasirinkimą: dirbti versle todėl, kad nori. Ne todėl, kad kitaip trečiadienį niekas negali patvirtinti 1 200 eurų pirkimo. Tai nėra smulkmena – tai iš esmės pakeičia savininko santykį su savo paties įmone.

Dažniausi klausimai

Nuo ko pradėti, jei visi sprendimai vis tiek grįžta pas mane?

Pradėk nuo savaitės stebėjimo: užsirašyk kiekvieną klausimą, kuris ateina pas tave, ir suskirstyk į kategorijas. Pasikartojantys sprendimai yra tavo pirmasis delegavimo sąrašas. Vienkartiniai lieka tau.

Ar tai įmanoma 10–50 darbuotojų įmonėje, kur nėra atskirų vadovų?

Įmanoma, bet pirmiausia reikia nuspręsti, kas atsako už rezultatą kiekvienoje srityje – net jei tas žmogus toliau dirba ir operacinį darbą. Vadovų sluoksnis prasideda ne nuo etato, o nuo aiškios atsakomybės ir sprendimo teisės.

Kiek laiko užtrunka, kol verslas pradeda veikti be nuolatinio savininko įsikišimo?

Pirmi pokyčiai matomi per 2–3 mėnesius, kai perstumiamos sprendimų ribos ir atsiranda valdymo ritmas. Kad sistema laikytųsi be savininko priežiūros, paprastai reikia visų metų – tiek, kad ritmas pergyventų bent vieną sezoną ir vieną krizę.

Ką daryti, jei vadovas priima blogesnį sprendimą, nei priimčiau aš?

Jeigu sprendimas neperžengia sutartos ribos ir nesukelia nepataisomos žalos, leisk jam įvykti ir aptark rezultatą peržiūroje. Kiekvienas atšauktas sprendimas moko vadovus, kad tikroji sprendimo teisė vis tiek lieka pas tave.

Ar reikia aprašyti procedūras kiekvienam procesui?

Ne. Aprašomi tik kritiniai procesai – tie, kurių sustojimas kainuoja pinigus arba klientą. Jeigu procedūros skaitymas trunka ilgiau nei pats darbas, ji parašyta ne tam žmogui ir ne tam tikslui.

Kaip suprasti, kad jau pavyko?

Kriterijus paprastas: dvi savaitės tikrų atostogų be skambučių. Jei grįžęs randi, kad sprendimai buvo priimti, klaidos pastebėtos ir ištaisytos, o rodikliai neiškrito iš ribų – sistema veikia. Jei viskas laukė tavęs, veikia ne sistema, o tu.

Apie autorių
Justas Razmus – verslo konsultantas ir išorinis partneris 10–50 darbuotojų įmonių savininkams. Keturiolika metų dirbo tarptautinėje statybinių medžiagų gamintojoje: nuo pardavimų direktoriaus Lietuvos rinkai iki operacijų vadovo (COO) Baltijos šalyse – trys rinkos, apie šimtas darbuotojų. Nuo 2002 m. versle, dirbo daugiau nei keturiasdešimtyje įmonių iš vidaus. Bazė Klaipėdoje, dirba visoje Lietuvoje.
to-day.lt · LinkedIn