3 modeliai: kas įmonėje turi atsakyti už renginio planavimą?

Įmonės renginys liečia kelias funkcijas vienu metu: HR, marketingą ir vadovybę. Šiame tekste — trys modeliai, kaip paskirstyti atsakomybę, RAPID lentelė ir vieno puslapio sprendimo užrašas. Svarbiausia: galutinį balsą turi turėti vienas žmogus, o ne trys skyriai, nes tik tada organizatorius žino, su kuo tartis.

Kas įmonėje turi būti atsakingas už renginio planavimą?

Trumpas atsakymas: nesvarbu, ar tai HR, marketingas ar vadovybė — svarbu, kad būtų vienas žmogus su galutiniu sprendimo balsu ir tiesiogine prieiga prie renginio biudžeto. Sprendimų modelis RAPID, kurį aprašė Bain & Company autoriai, taip pat numato, kad vienas žmogus atlieka „Decide" vaidmenį ir yra vienintelis atsakingas taškas. Tai bendras sprendimų priėmimo modelis, o ne renginių taisyklė, todėl jo taikymas renginiams yra mūsų išvada.

Svarbiausia trumpai

• Vienas žmogus turi turėti galutinį balsą ir prieigą prie biudžeto, o kiti teikia nuomonę.

• Trys modeliai: HR, marketingas arba vadovybė kaip savininkas, priklausomai nuo to, kam renginys skirtas.

• RAPID (Recommend, Agree, Perform, Input, Decide) padeda paskirstyti vaidmenis be ginčų dėl kompetencijų.

• Jei atsakomybė jau padalinta, pakanka susitarti dėl vieno kontakto organizatoriui ir vieno žmogaus, kuris sprendžia.

Kodėl atsakomybė per renginio planavimą „ištirpsta"?

Įmonės renginys yra kryžkelė tarp kelių funkcijų: HR rūpi komandos gerovė ir integracija, marketingui — kaip renginys atrodo iš išorės, vadovybei — biudžetas ir rezultatas. Kai visos trys pusės dalyvauja sprendimuose vienodai, niekas neturi galutinio žodžio, o organizatorius lieka be aiškaus atsakymo į paprastus klausimus. Tai mūsų samprotavimas, o ne statistika.

Hipotetinis pavyzdys, iliustracijai: HR pasirenka vietą, marketingas pakeičia programą, vadovybė sumažina biudžetą. Organizatorius gauna tris skirtingus atsakymus ir turi spėti, kuris iš jų galioja. Kiekvienas sprendimas atskirai gali būti pagrįstas, bet kartu jie sustabdo planavimą.

Ką apie sprendimų atsakomybę sako Bain & Company?

Paul Rogers ir Marcia Blenko straipsnyje „Who has the D?" (Bain svetainėje paskelbtame 2006 m. birželio 28 d.) aprašė RAPID modelį su penkiais vaidmenimis: Recommend (siūlo), Agree (turi veto teisę), Perform (vykdo), Input (teikia informaciją) ir Decide (sprendžia). Pasak autorių, „D" laiko vienas žmogus — vienintelis atsakingas taškas, kuris įsipareigoja organizacijai veikti. Jie taip pat pažymi, kad veto teisę turėtų turėti tik keli žmonės. Straipsnyje minima ir Bain apklausa: iš daugiau nei 350 pasaulio organizacijų tik apie 15 % veiksmingai priima sprendimus. Tai senesni duomenys ir jie apie sprendimus apskritai, o ne apie renginius.

Kokie trys modeliai gali veikti įmonės renginiams?

Tai praktinis mūsų pasiūlymas, o ne tyrimo rezultatas:

1. HR kaip savininkas, vadovybė kaip biudžeto ribos tvirtintoja. Tinka, kai renginio tikslas pirmiausia yra komandos gerovė, pavyzdžiui, team building ar vasaros susibūrimai. Vadovybė iš anksto patvirtina biudžeto ribą, o HR jos ribose sprendžia ir tiesiogiai bendrauja su organizatoriumi.

2. Marketingas kaip savininkas. Tinka, kai renginys turi išorinę auditoriją: klientams skirti renginiai, produktų pristatymai, atidarymai. Svarbiausia, kaip renginys atrodo iš išorės, todėl logiška, kad sprendžia komanda, atsakinga už įmonės įvaizdį.

3. Vadovybė kaip tiesioginis savininkas. Tinka mažesnėse įmonėse, kuriose nėra atskiro HR ar marketingo skyriaus. Vienas vadovas sprendžia tiesiogiai su organizatoriumi, todėl grandinė trumpesnė.

Visuose trijuose modeliuose taisyklė ta pati: vienas žmogus, vienas balsas, aiški prieiga prie biudžeto ar jo ribos.

Kaip paskirstyti vaidmenis pagal RAPID?

Žemiau — pavyzdinis paskirstymas, pritaikytas renginiui. Bain modelį aprašė sprendimams apskritai, todėl tai yra mūsų adaptacija.

Ką daryti, jei atsakomybė jau padalinta keliems žmonėms?

Nebūtina pertvarkyti visos struktūros. Pakanka keturių žingsnių:

1. Užrašykite, kas šiuo metu duoda nurodymus organizatoriui.

2. Paskirkite vieną žmogų, kuris sprendžia („D"), ir vieną kontaktą organizatoriui.

3. Sutarkite, kas turi veto teisę ir kokiais klausimais, pavyzdžiui, finansai dėl biudžeto.

4. Praneškite tai organizatoriui raštu.

Likusios pusės ir toliau gali teikti nuomonę, bet galutinis atsakymas ateina iš vieno šaltinio. Tai sumažina prieštaringų nurodymų riziką net nekeičiant vidinės struktūros.

Ar tas pats žmogus gali atsakyti ir už idėją, ir už biudžetą?

Gali, ir tai dažnai paprasčiausias sprendimas. Pagal RAPID svarbu ne tai, kad vaidmenys būtų skirtingų žmonių, o kad būtų aišku, kas sprendžia. Mažesnėje įmonėje tai gali būti tas pats vadovas, o didesnėje — skyriaus vadovas su patvirtinta biudžeto riba.

Ar organizatorius gali būti tas, kuris sprendžia?

Pagal RAPID logiką sprendimas dėl įmonės renginio priklauso įmonei. Organizatorius rekomenduoja ir vykdo, gali labai konkrečiai pasiūlyti variantus, bet galutinį pasirinkimą turi padaryti užsakovas. Tai mūsų išvada iš modelio, o ne Bain teiginys apie renginius.

Ar tas pats žmogus turi spręsti dėl visų įmonės renginių?

Nebūtinai. Team building gali priklausyti HR, produkto pristatymas — marketingui. Svarbu, kad kiekvienam konkrečiam renginiui būtų vienas įvardytas žmogus. Tai mūsų pasiūlymas.

Kaip užfiksuoti sprendimą raštu?

Užtenka vieno puslapio su penkiais punktais:

1. renginio tikslas;

2. žmogus, kuris sprendžia;

3. patvirtintos biudžeto ribos dydis;

4. sprendimų priėmimo terminai;

5. vienintelis kontaktas organizatoriui.

Kai keičiasi bent vienas iš šių punktų, atnaujinkite dokumentą ir informuokite organizatorių. Tai mūsų pasiūlymas, o ne standartas, ir jam nereikia jokių specialių įrankių.

Kada peržiūrėti atsakomybės paskirstymą?

Verta grįžti prie šio klausimo, kai keičiasi renginio tipas (pavyzdžiui, iš vidinio vakarėlio į klientams skirtą renginį), biudžetas arba atsakingas vadovas. Kiekvienas iš šių pokyčių gali pakeisti, kas turėtų turėti galutinį balsą.

Kaip į tai žiūrime mes?

Mes, „Emocijos vertos istorijos", organizuojame įmonių vakarėlius, produktų pristatymo ir klientams skirtus renginius, motyvacinius renginius, team building ir vasaros suvažiavimus. Dirbame su rinkoje patikrintais tiekėjais ir subrangovais ir garantuojame teikiamų paslaugų kokybę.

Koks turėtų būti kitas žingsnis?

Prieš pradėdami planuoti kitą įmonės renginį, susėskite vidumi ir atsakykite į vieną klausimą: kas šįkart turės galutinį balsą? Užrašykite šio žmogaus vardą ir tai, kokią biudžeto dalį jis gali patvirtinti. Kitus šios serijos tekstus rasite Aurimo Cibulsko PUB-lish profilyje.