Ko reikalauti iš patogaus sąskaitų išrašymo įrankio?

Mėnesio pabaigoje tu sėdi vakare ir rašai sąskaitas. Kliento rekvizitus kopijuoji iš senos sąskaitos, o sumas perskaičiuoji ranka. Viena sąskaita išeina su klaida, ir klientas ją grąžina. Pinigai vėl atkeliauja savaite vėliau. Jei tai pažįstama, laikas pagalvoti apie patogų sąskaitų išrašymo įrankį.

Kodėl sąskaita turi išeiti tą pačią dieną

Klientas skaičiuoja mokėjimo terminą nuo sąskaitos dienos. Jei sąskaitą išrašai po savaitės, pinigus gausi savaite vėliau. Taip tu pats skolini klientui pinigus ir už tai nieko negauni.

Būna ir blogiau. Darbas atliktas, bet sąskaitą kažkas pamiršo išrašyti. Ji nukeliauja į kitą mėnesį. Kartais ją prisimeni tik tada, kai klientas paklausia pats.

Kita bėda yra klaidos. Jei sąskaitoje neteisingas įmonės kodas ar suma, ją reikia taisyti. Buhalterė išrašo kreditinę sąskaitą, o klientas laukia naujos. Kiekvienas toks ratas atitolina mokėjimą.

Greitis čia labai svarbus. Europos Komisijos užsakymu 2019 m. parengtoje e. sąskaitų naudos analizėje yra Prancūzijos pavyzdys. Prancūzija įvedė centralizuotą e. sąskaitų platformą. Sąskaitų apdorojimo laikas sutrumpėjo 55 proc. 2017 m. sąskaitą apdorodavo 36 dienas, o 2018 m. jau 16 dienų.

Kiek kainuoja rankinis darbas

Pasiskaičiuok savo laiką. Tarkime, per mėnesį išrašai 80 sąskaitų. Kiekvienai sugaišti apie 10 minučių. Tai daugiau nei 13 valandų per mėnesį. Jei sąskaitas rašo buhalterė, už tą laiką tu moki jai.

Su patogiu įrankiu sąskaitą išrašysi per 2 minutes. Tada sutaupysi beveik 11 valandų kas mėnesį. Tai daugiau nei visa darbo diena. Šį laiką gali skirti klientams arba komandai.

Laikas yra tik dalis kainos. Kai sąskaitas rašai vakare ir pavargęs, klaidų atsiranda daugiau. Kiekviena klaida reiškia papildomą skambutį ir vėlesnius pinigus. Paskaičiuok ir tai, kiek dienų praeina nuo darbo iki sąskaitos. Kiekviena tokia diena yra diena be pinigų.

Ką turi mokėti geras įrankis

Įrankių yra daug, todėl lengva pasiklysti. Aš siūlau žiūrėti į kelis paprastus reikalavimus:

• Prisiminti klientus ir prekes. Kliento rekvizitus ir kainas įvedi vieną kartą. Kitą kartą juos tiesiog pasirenki iš sąrašo.

• Leisti išrašyti sąskaitą per minutę ar dvi. Jei vienai sąskaitai reikia dešimties minučių, ją vis tiek atidėsi vakarui.

• Siųsti sąskaitą iš karto. Klientas gauna sąskaitą el. paštu tą pačią minutę, kai ją patvirtini.

• Rodyti, kas apmokėta. Tu matai, kurios sąskaitos laukia apmokėjimo ir kiek dienų jos vėluoja.

• Perduoti duomenis buhalterijai. Buhalterė gauna sąskaitas be rankinio perrašymo. Jei esi PVM mokėtojas, duomenys turi lengvai patekti į i.SAF.

• Tikti komandai. Pardavėjas gali išrašyti sąskaitą pats, kai tik baigia darbą. Tau nereikia dalyvauti kiekvienoje sąskaitoje.

Jei įrankis moka siųsti priminimus, dar geriau. Klientas gauna laišką prieš terminą ir po jo. Tau nebereikia kiekvieną kartą skambinti pačiam.

Kaip išsirinkti

Nepradėk nuo programų palyginimo. Pirmiausia surašyk, kaip sąskaita keliauja tavo įmonėje dabar. Kas ją išrašo ir kas patikrina? Kiek dienų praeina nuo darbo pabaigos iki sąskaitos? Dažnai paaiškėja, kad daugiausia laiko užima laukimas, kol savininkas patvirtins.

Tada išbandyk įrankį su tikromis savo sąskaitomis. Išrašyk dešimt sąskaitų skirtingiems klientams. Pažiūrėk, kiek laiko užtruko ir kur suklydai. Paprašyk, kad tą patį padarytų darbuotojas. Jei jam reikia tavo pagalbos, įrankis per sudėtingas.

Pasitark ir su buhalterija. Buhalterė pasakys, kokių duomenų jai reikia ir kokiu formatu. Taip išvengsi situacijos, kai sąskaitas tenka perrašinėti antrą kartą.

Nežiūrėk vien į kainą. Pigus, bet nepatogus įrankis galiausiai kainuos brangiau. Tu vis tiek gaiši laiką, o darbuotojai juo nesinaudoja. Verta sumokėti kiek daugiau už įrankį, kuris sutaupo valandas.

Atmink, kad išrašyta sąskaita dar nereiškia gautų pinigų. Po išrašymo prasideda kitas darbas. Reikia priminti klientams ir sekti, kas vėluoja. Apie tai rašiau straipsnyje Išrašei sąskaitą. Kodėl pinigai dar ne tavo sąskaitoje?

Turiu finansų valdymo patirties. Išorinio partnerio darbe sąskaitų tvarka yra viena iš sričių, kurias su savininku sutvarkome. Geriausia, kai sąskaitų įrankis susietas su klientų apskaita. Tada matai visą kelią nuo užsakymo iki pinigų. Kai sąskaitos išeina laiku, daug lengviau numatyti, kada ateis pinigai.

Jei matai, kad sąskaitos tau atima vakarus, parašyk. Padėsiu išsirinkti įrankį ir susitarti, kas ir kada išrašo sąskaitas. Pirmas 45 minučių pokalbis nemokamas. Rašyk justas.razmus@gmail.com arba skambink +370 694 91755.