Prieš keisdamas buhalterį, paprašyk uždaryti paskutinį mėnesį arba metus ir gauti dokumentų bei registrų kopijas. Naujas buhalteris negali perimti to, ko niekas neuždarė ir neperdavė. Jei sena apskaita turi skylę, naujas paslaugų teikėjas jos neužpildys.

Buhalterio keitimas dažnai prasideda nuo nusivylimo. Atsakymai vėluoja, dokumentai neaiškūs, o savininkas nežino, ar apskaita apskritai sutvarkyta. Mažosios bendrijos savininkui natūralu norėti kuo greičiau pasirašyti su kitu paslaugų teikėju ir viską pamiršti. Čia ir slypi rizika: pakeičiamas pavadinimas sutartyje, bet ne tai, kas buvo padaryta (arba nepadaryta) per ankstesnius mėnesius.

Kodėl vien banko prieigos neužtenka

Naujam buhalteriui reikia keturių dalykų: apskaitos dokumentų, registrų, likučių ir atsakymų apie dar nebaigtus klausimus. Banko išrašas parodo, kur ėjo pinigai, bet nepasako, kuri sąskaita buvo užregistruota, kuri deklaracija pateikta ir kodėl tam tikras likutis atrodo keistai.

Jei vienas žmogus mano, kad deklaraciją jau pateikė, o kitas mano, kad ji dar tik rengiama, atsakomybė tarp paslaugų teikėjų automatiškai nepersikelia. Todėl perdavimo riba turi būti užrašyta, o ne tik pasakyta telefonu.

Ką paprašyti iš senojo buhalterio

Prieš nutraukdamas seną sutartį, surink šį sąrašą ir pažymėk, ko dar trūksta:

Paskutinio uždaryto mėnesio arba metų patvirtinimą. Mėnesio uždarymas reiškia, kad dokumentai užregistruoti, o banko sutikrinimas suvestas.
Apskaitos dokumentų ir registrų kopijas.
Sąrašą, kurios deklaracijos jau pateiktos ir kurios dar laukia (pavyzdžiui, PVM atskaita, GPM312, 1-SD, jei jos tavo MB aktualios).
Sąskaitų planą, neapmokėtų skolų ir ilgalaikio turto sąrašą.
Paaiškinimus apie neįprastus likučius ir susirašinėjimą dėl pateiktų deklaracijų taisymų.
Aiškų sąrašą, ką buhalteris perduoda ir ko trūksta iš tavęs.

Naujam buhalteriui svarbu matyti ne tik skaičius, bet ir atvirus klausimus. Jei jų neperduosi, jis juos atrasi pats, tik vėliau ir brangiau.

Perdavimo data turi būti aiški abiem pusėms

Sutark, iki kurios dienos dirba senasis specialistas, nuo kada atsakomybę perima naujasis ir kuris laikotarpis jau uždarytas. Šią datą užrašyk. Tada abu žino, kas atsako už deklaraciją, kuri dar nepateikta.

Patikrink ir prieigas prie banko, Registrų centro, VMI bei kitų sistemų. Slaptažodžių visiems dalyti nereikia. Sutvarkyk naudotojų teises taip, kad buvęs tiekėjas neprarastų prieigos, kol dar vyksta perdavimas, ir turėtų aiškų jos pabaigos terminą. Dėl pačių dokumentų perdavimo yra Audito, apskaitos, turto vertinimo ir nemokumo valdymo tarnybos (AVNT) paskelbtos rekomendacijos, verta jas peržiūrėti prieš pasirašant perdavimo aktą.

Kaip pasiruošti pokalbiui su senu buhalteriu

Dažniausia klaida yra pradėti pokalbį nuo pretenzijų. Pretenzijos suprantamos, bet jos nepadeda gauti dokumentų. Geriau pradėti nuo paprasto prašymo: pasakyk, kad keiti paslaugų teikėją, ir paprašyk perdavimo plano. Tuomet pokalbis vyksta apie konkrečius darbus, o ne apie tai, kas buvo nepatenkintas.

Užrašyk, kuriuos mėnesius ar metus laikai uždarytais ir kuriuos tikiesi gauti uždarytus iki perdavimo datos.
Paprašyk, kad buhalteris raštu patvirtintų, kurios deklaracijos pateiktos, o kurios dar laukia.
Pasižymėk, kokių dokumentų iš tavęs dar trūksta. Dažnai vėlavimas kyla iš abiejų pusių, ir geriau tai pripažinti iš anksto.
Paprašyk susitikimo ar skambučio, kuriame perduodami atviri klausimai, ne tik failų archyvas.

Toks pokalbis užtrunka valandą, o sutaupo savaites aiškinimosi vėliau. Be to, jis parodo, ar senasis buhalteris apskritai žino, kokioje būklėje yra tavo apskaita.

Mėnuo ar metai: ką tikrinti

Jei uždaromas tik mėnuo, patikrink, ar turi banko sutikrinimą ir to mėnesio dokumentus. Jei perduodami metai, paprašyk finansinių ataskaitų rinkinio ir sprendimo jį patvirtinti. Metų viduryje pereinant pas kitą paslaugų teikėją, perduodami visų einamųjų metų duomenys.

Zitutė uždarytą mėnesį arba metus perima už 99 eurus. Praėję metai turi būti patvirtinti, kad Zitutė galėtų parengti einamųjų metų metinę atskaitomybę. Zitutė deklaracijų už laikotarpį iki perkėlimo dienos neteikia. Kitus planus ir papildomas paslaugas rasi Zitutės kainų puslapyje, o bendrą MB temų paaiškinimą MB gide.

Kodėl uždarytas laikotarpis yra pagrindas

Uždarytas laikotarpis reiškia, kad visi to laikotarpio dokumentai užregistruoti, banko sutikrinimas atliktas, o likučiai sutampa su tuo, kas yra realybėje. Nuo tokios ribos naujas buhalteris pradeda darbą be spėlionių. Jei riba neaiški, jis pirmiausia turi tvarkyti tai, kas liko iš praeities, o tik paskui dirbti einamuosius mėnesius.

Mažosios bendrijos savininkui tai praktiškai reiškia vieną dalyką: pasirūpink, kad perėjimas vyktų nuo aiškios datos. Jei reikia, perduok keitimą vėlesniam mėnesiui, bet nepradėk naujos paslaugos ant neuždaryto laikotarpio. Taip išvengsi situacijos, kai du paslaugų teikėjai vienu metu tvarko tą patį mėnesį ir abu mano, kad kitas atsakingas už klaidas.

Kai senas buhalteris metų neuždaro

Jei senas buhalteris metų neuždaro, situacija tampa apleistos apskaitos tvarkymu. Tai kita paslauga ir kita darbų apimtis. Įprastas perkėlimas skirtas uždarytam laikotarpiui. Todėl pirmas klausimas, kurį verta užduoti, yra ne „kiek kainuos perkelti“, o „ar laikotarpis uždarytas“.

Jei nesi tikras, ar apskaitą apskritai verta perduoti kitam, perskaityk straipsnį Kada apskaitą tvarkyti pačiam, o kada perduoti?. O jei abejoji, ar MB iš viso reikia buhalterio, žr. Ar mažajai bendrijai iš tikrųjų reikia buhalterio?

Dar vienas praktinis patarimas: išsisaugok visą susirašinėjimą su senuoju buhalteriu apie perdavimą. Jei vėliau kils klausimas, kas ir kada buvo perduota, turėsi aiškų įrašą. Tai ypač naudinga, kai perdavimas vyksta etapais ir dalis dokumentų atkeliauja vėliau nei pirmoji partija. Kiekvieną gautą paketą pažymėk data ir trumpu aprašu, kad naujas buhalteris galėtų pasitikrinti, ar nieko nepraleista.

Ką reiškia „perduosime per vieną dieną“

Toks pažadas paprastai reiškia tik tavo laiką, kurio reikia dokumentams pateikti. Visas procesas priklauso ir nuo seno buhalterio, duomenų kokybės bei papildomų klausimų. Prieš keitimą paprašyk perdavimo plano su datomis ir atsakingais asmenimis. Tai daug naudingiau nei viltis, kad viskas kažkaip susitvarkys.

Prieš nutraukdamas seną sutartį, dar kartą pereik trumpą kontrolinį sąrašą: ar uždarytas laikotarpis, ar turi dokumentų ir registrų kopijas, ar žinai, kurios deklaracijos pateiktos, ar sutarta perdavimo data ir ar likusios prieigos sutvarkytos. Jei bent vienas atsakymas „ne“, laikinai nutrauk keitimą ir pirmiausia sutvarkyk tą punktą.

Dažniausi klausimai

Ar galiu pakeisti buhalterį metų viduryje?

Taip, bet perduodami visų einamųjų metų duomenys. Praėję metai turi būti patvirtinti, kad naujas paslaugų teikėjas galėtų rengti einamųjų metų metinę atskaitomybę.

Ką daryti, jei senas buhalteris neperduoda dokumentų?

Paprašyk raštu ir nurodyk konkretų sąrašą bei terminą. Peržiūrėk sutartį ir AVNT rekomendacijas dėl dokumentų perdavimo. Jei dokumentų trūksta, naujas buhalteris tai pamatys tik tada, kai pradės dirbti, todėl geriau žinoti iš anksto.

Ar naujas buhalteris pateiks deklaracijas už praėjusį laikotarpį?

Zitutė deklaracijų už laikotarpį iki perkėlimo dienos neteikia. Kiti paslaugų teikėjai gali taikyti kitokias sąlygas, todėl šį klausimą užduok prieš pasirašydamas.

Kiek kainuoja perkelti apskaitą į Zitutę?

Perkėlimas kainuoja 99 eurus. Jis skirtas uždarytam laikotarpiui. Jei laikotarpis neuždarytas, tai jau apleistos apskaitos tvarkymas, kuris yra kita paslauga.

Kiek laiko trunka buhalterio keitimas?

Tai priklauso nuo seno buhalterio, duomenų kokybės ir papildomų klausimų, ne tik nuo tavo dokumentų pateikimo greičio. Todėl prieš keitimą paprašyk perdavimo plano.

Ar užtenka perduoti banko prieigą?

Ne, nes banko prieiga nerodo registrų, likučių ir atvirų klausimų. Naujam buhalteriui reikia dokumentų, registrų ir informacijos apie tai, kas jau pateikta.

Justas Razmus – MB TODAY LT vadovas ir Zitutės kūrėjas. Zitutė yra buhalterinės apskaitos paslauga mažosioms bendrijoms: dokumentą įkeli telefonu ir matai, kas su juo vyksta. Startas – 2026 m. spalio 1 d.
Planai ir kainos: zitute.lt/kainos · MB gidai: zitute.lt/gidas · Apie paslaugą: zitute.lt