4 žingsniai, jei atlikėjas atsisako likus 15 minučių iki renginio

Atlikėjas, kuris turėjo užpildyti vakarą, paskambina likus kelioms minutėms iki svečių atvykimo ir pasako, kad neatvyks. Šiame tekste — keturi žingsniai, kaip elgtis tokią akimirką, ir vienas tikras atvejis, kai per 15 minučių pavyko rasti pakaitalą. Svarbiausia: pasiruošti reikia anksčiau, nei tai nutinka.

Ką daryti, jei atlikėjas atsisako likus 15 minučių iki renginio?

Nuspręsti, kas sprendžia, ir iškart ieškoti tolygaus pakaitalo, o ne laukti, ar situacija išsispręs savaime. Vieną kartą, likus 15 minučių iki svečių atvykimo į mūsų organizuotą renginį, atlikėjas paskambino ir pranešė, kad neatvyks. Per tas 15 minučių radome kitą atlikėją ir suderinome su juo visas sąlygas. Atlikėjai buvo žinomi Lietuvoje, todėl tolygus pakeitimas buvo sudėtingiausias momentas, tačiau klientas liko patenkintas išspręsta situacija.

Svarbiausia trumpai

• Iš anksto apibrėžkite, kas yra tolygus pakaitalas: žinomumas, žanras, programos trukmė, techniniai poreikiai.

• Turėkite rezervinių kontaktų sąrašą dar prieš renginį.

• Vienas žmogus turi turėti teisę priimti sprendimą ir susitarti dėl pakaitalo.

• Su pakaitalu suderinkite visas sąlygas ir nuspręskite, kaip informuosite užsakovą.

Kokie yra keturi žingsniai?

Aprašytas atvejis — vienas iš mūsų patirties atvejų, o žingsniai — praktiniai pasiūlymai, ne tyrimų išvados.

1. Iš anksto apibrėžkite, kas yra tolygus pakaitalas. Aprašytu atveju sunkiausia buvo rasti tolygų pakaitalą, nes atlikėjai buvo žinomi Lietuvoje. Todėl verta iš anksto užsirašyti, ko reikia: panašaus žinomumo ar žanro, panašios programos trukmės, suderinamų techninių poreikių.

2. Turėkite rezervinių kontaktų sąrašą. Kai laiko lieka kelios minutės, brangiausia yra paieška nuo nulio. Sąrašas, sudarytas iš anksto, ją sutrumpina. Verta jį atnaujinti prieš kiekvieną renginį, nes kontaktai ir galimybės keičiasi.

3. Nuspręskite, kas sprendžia. Mūsų patirtis: kartais sprendimą tenka priimti čia ir dabar, prisiimant riziką ir nelaukiant komandos pritarimo. Tai paprasčiau, kai aiškiai žinoma, kas turi galutinį balsą; apie tai rašėme straipsnyje „3 modeliai: kas įmonėje turi atsakyti už renginio planavimą?" Bain straipsnyje „Who has the D?" aprašytame RAPID modelyje sprendžia vienas asmuo (angl. „D", decide); straipsnis nėra apie renginius.

4. Suderinkite visas sąlygas su pakaitalu ir nuspręskite, kaip informuosite užsakovą. Verta suderinti bent atvykimo laiką, programos trukmę, techninius poreikius ir atsiskaitymo tvarką. Kada ir kaip pranešti užsakovui, priklauso nuo situacijos; patogiausia, kai kartu galite pasakyti, koks pakaitalas jau rastas.

Kaip patikrinti, ar pakaitalas tinka?

Tai praktinis kontrolinis sąrašas, o ne taisyklių rinkinys: kiekvienam renginiui svarbūs skirtingi punktai.

Kuo pakaitalas turėtų būti panašus į pirminį atlikėją?

Svarbiausia, kad užsakovas ir svečiai gautų tai, ko tikėjosi: panašų žinomumo lygį, žanrą ar nuotaiką ir programos trukmę. Aprašytu atveju atlikėjai buvo žinomi Lietuvoje, todėl tolygus pakeitimas buvo sudėtingiausias momentas. Jei tolygaus pakaitalo rasti nepavyksta, verta iš karto apsvarstyti kitą formatą ir pasakyti apie tai užsakovui, o ne tyliai keisti programą.

Kaip pasiruošti, kad tokių minučių neprireiktų?

• Prieš renginį patvirtinkite atvykimo laiką ir techninius poreikius.

• Paprašykite atlikėjo apie bet kokius pokyčius pranešti kuo anksčiau.

• Užsirašykite, kas jūsų renginyje yra sunkiausiai pakeičiamas dalyvis.

• Nuspręskite iš anksto, kas ir kaip ieškos pakaitalo.

• Pasirūpinkite, kad vieta ir įranga tiktų ne tik pirminiam atlikėjui, bet ir galimam pakaitalui.

• Aptarkite, kas renginio dieną palaiko ryšį su atlikėjais ir kas praneša apie pokyčius organizatoriui.

Jei renginį organizuoja organizatorius su subrangovais, iš anksto išsiaiškinkite, kas atsako, kai vienas iš jų nepasirodo; apie tai — straipsnyje „4 klausimai organizatoriui: kas atsako, kai dirba subrangovai?"

Kaip į tai žiūrime mes?

Mes, „Emocijos vertos istorijos", organizuojame įmonių vakarėlius, motyvacinius renginius, team building ir vasaros suvažiavimus. Dirbame su rinkoje patikrintais tiekėjais ir subrangovais ir garantuojame jų teikiamų paslaugų kokybę. Aukščiau aprašytas atvejis — vienas iš mūsų patirties atvejų; konkrečių klientų ar atlikėjų nevardijame.

Koks turėtų būti kitas žingsnis?

Užsirašykite, kas jūsų kitame renginyje yra sunkiausiai pakeičiamas dalyvis ir koks būtų tolygus pakaitalas. Tai užtruks kelias minutes, o kritinę akimirką sutaupys laiko. Daugiau šios serijos tekstų rasite Aurimo Cibulsko PUB-lish profilyje.