Ne, vien sutarties su užsienio klientu neužtenka. Prieš išrašydama pirmą sąskaitą, mažoji bendrija turi žinoti, ar klientas yra įmonė, koks jo PVM statusas ir kokia paslauga ar prekė parduodama. Nuo to priklauso sąskaitos turinys ir PVM apskaita, todėl patikrą reikia atlikti prieš sandorį, o ne po jo.

Pirmas klientas už Lietuvos ribų dažnai atrodo kaip nedidelis, bet svarbus laimėjimas. Pasirašai sutartį, pradedi darbą ir išrašai sąskaitą. Tik po to gali paaiškėti, kad pirkėjo šalies, paslaugos pobūdžio ar PVM statuso patikrą reikėjo atlikti anksčiau. Mažosios bendrijos savininkui tai nėra teorinis klausimas: nuo vieno sandorio gali pasikeisti visa kita apskaita.

Prieš pasiūlymą išsiaiškink, kas tavo klientas

ES klientas gali būti įmonė arba privatus asmuo, o paslaugos, prekės ir skaitmeninis turinys gali patekti į skirtingas taisykles. „Klientas iš Vokietijos" dar nėra pakankama informacija sąskaitai išrašyti. Reikia žinoti, kas perka, kur jis įsikūręs, kokį PVM statusą turi ir kur laikoma suteikta paslauga. Sutartis, užsakymo forma ir kliento duomenys turi sutapti su tuo, ką iš tikrųjų darai.

Prieš priimdamas užsakymą paprašyk kliento juridinių duomenų ir patikrink PVM kodą, jei sandoriui tai svarbu. Užfiksuok paslaugos ar prekės pobūdį, sutartą laikotarpį, kainą ir mokėjimo sąlygas. Neatidėliok šio patikrinimo iki sąskaitos išrašymo dienos. Jei klientas kodą pateikia vėliau, sandoris nuo to automatiškai netampa toks, kokį buvai numatęs.

Svarbiausi klausimai, į kuriuos turi turėti atsakymą prieš pradėdamas darbą:

Ar klientas veikia kaip įmonė, ar kaip privatus asmuo?
Kokioje šalyje jis registruotas ir koks jo PVM mokėtojo kodas?
Ar tu parduodi paslaugą, ar prekę, ir ar prekės fiziškai keliauja per sieną?
Kur pagal taisykles laikoma, kad paslauga suteikta?
Ar sutartyje ir užsakyme aprašyta būtent tai, ką darysi?

Jei bent į vieną klausimą neturi atsakymo, tai ženklas sustoti ir pasitarti, o ne išrašyti sąskaitą „kaip visiems". Skirtingiems sandoriams netinka vienas universalus atsakymas.

Ką išsaugoti prieš išrašant pirmą sąskaitą

Prieš išrašydamas pirmą sąskaitą, surink kliento rekvizitus ir PVM kodą. Išsaugok sutartį ar užsakymą. Aprašyk, kokia paslauga bus teikiama ir kur. Jei perki iš ES tiekėjo, patikrink ir gautą sąskaitą. VMI taisyklės skiriasi pagal sandorio rūšį, todėl pirkimo ir pardavimo atvejus nagrinėk atskirai. Pirminiai šaltiniai: VMI apie PVM sąskaitos faktūros informaciją ir VMI apie paslaugų įsigijimą iš užsienio asmens.

Dokumentų rinkinys, kurį verta laikyti vienoje vietoje:

pasirašyta sutartis arba patvirtintas užsakymas;
kliento pavadinimas, adresas ir PVM mokėtojo kodas;
paslaugos ar prekės aprašymas ir sutartas laikotarpis;
išrašyta sąskaita ir banko išrašas, kai pinigai gauti;
susirašinėjimas, kuriame aiškėja sandorio pobūdis.

Kai šie dokumentai sudėti iš anksto, banko sutikrinimas ir mėnesio uždarymas vyksta be papildomų klausimų. Daugiau apie tai, kokius dokumentus saugoti ir kada juos perduoti, rasi Zitutės MB giduose.

Kodėl „dar nesame PVM mokėtojai" ne visada uždaro klausimą

Kai kurios MB PVM pareigą įgyja dėl užsienio sandorio net nepasiekusios apyvartos ribos. Todėl pasakymas „dar nesame PVM mokėtojai" ne visada uždaro klausimą. Prieš sutikdamas su pirmu užsakymu, verta parodyti dokumentus apskaitą tvarkančiam žmogui. Jei PVM mokėtoju tampi, pasikeičia kasdienė tvarka, apie tai plačiau straipsnyje apie tai, ką PVM mokėtojo statusas pakeičia kasdien.

Jei klientas paprašo sąskaitos be PVM, nelaikyk to jo teisiniu vertinimu. Patikrink, ar jo duomenys teisingi ir kokios taisyklės galioja tavo paslaugai. Jei parduodi prekes, gali būti svarbus prekių judėjimas. Jei teiki paslaugas, svarbi jų rūšis ir gavėjo statusas. Konkretų PVM taikymą tikrink pagal kliento tipą ir paslaugos rūšį su VMI ar specialistu, nes vien tai, kad klientas yra ES, atsakymo nepateikia.

Tipinės klaidos, kurias savininkai daro pirmo ES kliento metu:

sąskaita išrašoma prieš patikrinant kliento PVM kodą;
sutartyje nurodoma viena paslauga, o sąskaitoje kita;
pardavimas laikomas „paprastu", nors sandoris yra tarpvalstybinis;
buhalteris apie sandorį sužino tik tada, kai jau reikia teikti deklaraciją, pavyzdžiui PVM atskaitą ar i.SAF.

Pinigų srautas ir planas, kai atsiranda užsienio klientas

Pirmas užsienio klientas keičia ir pinigų srauto planą. Atsiskaitymo terminas, valiuta, banko mokesčiai ir galimas valiutos kurso skirtumas daro įtaką tam, kiek realiai gausi. Jei paslauga teikiama nuolat, iš anksto apibrėžk, kada išrašomos sąskaitos ir kas fiksuoja atliktą darbą. Likučiai banke ir sąskaitoje turi sutapti, todėl kiekvieną gautą mokėjimą verta priskirti konkrečiai sąskaitai tą pačią savaitę.

Zitutės PRO planas apima ES sandorius: jis kainuoja 189 €/mėn. be PVM. Jei START arba SMART klientui atsiranda ES sandoris, planas keičiamas į PRO nuo to mėnesio. Tai įtraukta į kainų aprašą, o visus planus ir papildomas paslaugas matai Zitutės kainų puslapyje. Planų riba padeda abiem pusėms žinoti, kokį darbą paslauga apima.

Eksportas gali būti geras augimo žingsnis. Tik apskaitos klausimą nepalik iki sąskaitos išrašymo dienos. Pirmą sandorį patikrink iš anksto. Antras jau gali vykti pagal aiškų procesą.

Kaip pirmas ES sandoris atrodo apskaitoje

Kai sandoris užregistruojamas, apskaitos žmogus pirmiausia žiūri, ar sąskaitos turinys atitinka sutartį. Tada tikrina kliento duomenis, sandorio rūšį ir tai, kur jis rodomas PVM atskaitoje. Jei trūksta kliento PVM kodo ar aiškaus paslaugos aprašymo, sąskaita lieka su klaustuku, o mėnesio uždarymas stringa.

Todėl praktiškiausia tvarka paprasta: pirma patikra, paskui sutartis, tik tada sąskaita. Tokia seka sutaupo laiko ir tau, ir tam, kas tvarko tavo apskaitą. Pirmas ES klientas tampa pavyzdžiu visiems kitiems, todėl verta jam skirti kelias papildomas minutes dar prieš pasirašant.

Jei antras ar trečias užsienio klientas atsiras greitai, turėsi paruoštą kontrolinį sąrašą ir nereikės kiekvieną kartą pradėti nuo nulio. Tai ypač naudinga, kai mažojoje bendrijoje dirba vienas ar keli žmonės ir niekas neturi laiko aiškintis taisyklių sąskaitos išrašymo dieną.

Dažniausi klausimai

Ar MB gali išrašyti sąskaitą ES klientui be PVM?

Tai priklauso nuo kliento tipo, paslaugos ar prekės rūšies ir to, ar klientas turi galiojantį PVM kodą. Nelaikyk kliento prašymo savo teisiniu pagrindu. Patikrink taisykles pagal sandorį su VMI ar apskaitos specialistu.

Ar reikia tikrinti kliento PVM kodą?

Jei sandoriui tai svarbu, taip, ir geriausia prieš išrašant sąskaitą. Kodo patikrą ir dokumentus išsaugok, kad vėliau būtų galima pagrįsti sąskaitos turinį.

Kada MB tampa PVM mokėtoja dėl užsienio sandorio?

Kai kuriais atvejais PVM pareiga atsiranda dar nepasiekus apyvartos ribos. Todėl pirmo ES užsakymo dokumentus verta parodyti apskaitą tvarkančiam žmogui prieš pradedant darbą.

Kuris Zitutės planas tinka MB su ES klientais?

ES sandorius apima PRO planas. Jei START ar SMART klientui atsiranda ES sandoris, planas keičiamas į PRO nuo to mėnesio.

Ką daryti, jei pirmą sąskaitą jau išrašiau, o patikros neatlikau?

Surink sutartį, kliento duomenis ir sąskaitą ir parodyk juos apskaitą tvarkančiam žmogui kuo anksčiau. Kuo greičiau klaida pastebima, tuo lengviau ją ištaisyti iki mėnesio uždarymo.

Kokius dokumentus saugoti po ES sandorio?

Sutartį ar užsakymą, kliento rekvizitus, sąskaitą, banko išrašą ir susirašinėjimą, iš kurio aiškėja sandorio pobūdis. Taip apskaita nepriklauso nuo to, ką prisimeni po kelių mėnesių.

Justas Razmus – MB TODAY LT vadovas ir Zitutės kūrėjas. Zitutė yra buhalterinės apskaitos paslauga mažosioms bendrijoms: dokumentą įkeli telefonu ir matai, kas su juo vyksta. Startas – 2026 m. spalio 1 d.
Planai ir kainos: zitute.lt/kainos · MB gidai: zitute.lt/gidas · Apie paslaugą: zitute.lt