Savininkui užtenka 5–7 rodiklių: pajamos arba užsakymų srautas, bendroji marža, veiklos pelnas, pinigų pozicija su prognoze, pardavimų konversija, pagrindinio proceso našumas ir vienas rizikos indikatorius – priklausomybė nuo vieno kliento, žmogaus ar tiekėjo. Kiekvienas rodiklis turi turėti tikslą, dinamiką ir atsakingą žmogų. Visa kita turi gyventi ten, kur priimami kasdieniai sprendimai, o ne savininko lentelėje.

KPI turi keistą savybę. Kai jų nėra, visi sako, kad reikia įsivesti. Kai jų per daug, niekas nebežiūri.

Įmonėje labai lengva sukurti 47 rodiklių lentelę. Sudėtingiau sukurti 7 rodiklius, iš kurių savininkas iš tikrųjų suprastų, ar verslas juda teisingai.

Rodiklių tikslas nėra aprašyti visą įmonę. Tam jau turime apskaitą, CRM, ERP, sandėlio sistemą ir žmones, kurie penktadienį siunčia „Excel" failus. Savininkui reikia valdymo skydelio. Ne duomenų muziejaus.

10–50 darbuotojų įmonėje dažniausiai nėra finansų direktoriaus, o valdymo apskaita gyvena buhalterės galvoje ir keliose lentelėse. Todėl klausimas „kokius skaičius žiūrėti" čia nėra teorinis. Nuo jo priklauso, ar problemą pamatysi po mėnesio, ar po metų.

Septyni rodikliai, kurių užtenka

1. Pajamos arba užsakymų srautas

Be pardavimų verslas ilgai negyvena. Tačiau svarbu pasirinkti rodiklį, kuris parodo ne tik praeitį. Jeigu verslas projektinis, vien faktinės mėnesio pajamos gali būti per vėlyvas signalas. Gal verta matyti naujų užsakymų vertę. Pardavimų pipeline. Pasirašytas sutartis. Pakartotinių užsakymų skaičių. Tikslas paprastas: ar šiandien kuriame pakankamai ateities pajamų?

2. Bendroji marža

Apyvarta be maržos yra labai draugiškas skaičius. Ji nieko nesako apie tai, kiek lieka po tiesioginių sąnaudų. Todėl savininkas turi matyti bendrąją maržą eurais ir procentais. Jeigu pajamos auga 20 procentų, o bendroji marža tik 5 procentais, tai labai svarbi žinutė. Gal kainos per mažos. Gal pasikeitė produktų miksas. Gal pabrango pirkimai. Gal daugėja nuostolingų užsakymų. Marža pradeda pokalbį, kurio vien apyvarta pradėti negali. Apie tai, kur tokiu atveju dingsta pinigai, rašiau atskirai: apyvarta auga, o pelnas ne.

3. Veiklos pelnas

EBITDA, EBIT arba kitas rodiklis priklauso nuo verslo modelio. Svarbu ne terminologinė religija. Svarbu savininkui matyti, kiek iš pagrindinės veiklos iš tikrųjų uždirbama. Ir ne vien absoliučią sumą. Procentą nuo pajamų taip pat. Įmonė gali dvigubinti pelną, tačiau jeigu tuo pat metu trigubina apyvartą, rezultatas nėra toks įspūdingas, kaip atrodo pirmame sakinyje.

4. Pinigai

Pelnas nėra banko sąskaita. Todėl savininkas turi matyti pinigų poziciją ir artimiausią prognozę. Kiek turime pinigų? Kiek turėsime po 4, 8 ar 13 savaičių? Kokios didžiausios numatomos įplaukos ir išmokos? Ar artėja momentas, kai finansavimas taps problema? Blogiausias laikas pradėti galvoti apie pinigų srautą yra diena, kai jų nebelieka. Bankai irgi mėgsta kalbėtis apie finansavimą gerokai labiau tada, kai tau jo dar labai nereikia.

5. Pardavimo konversija arba pipeline kokybė

Jeigu verslas aktyviai pardavinėja, reikia matyti ne vien rezultatą. Reikia matyti mechaniką. Kiek naujų galimybių? Kiek pasiūlymų? Kokia konversija? Kokia vidutinė sandorio vertė? Kiek laiko trunka pardavimo ciklas? Nebūtina visko dėti į savininko lentelę. Reikia pasirinkti vieną ar du rodiklius, kurie geriausiai prognozuoja ateities pardavimus.

6. Pagrindinio proceso našumas

Čia rodiklis priklausys nuo verslo.

Gamyboje – pagamintas kiekis per darbo valandą, OEE, broko lygis arba užsakymo įvykdymo laikas.
Logistikoje ir ekspedijavime – reiso pelningumas, automobilio užimtumas, tuščių kilometrų dalis.
Paslaugose – apmokamų valandų dalis, projekto marža, specialistų užimtumas.
Prekyboje – atsargų apyvartumas arba pardavimai vienam kvadratiniam metrui.

Svarbiausias principas: rodiklis turi parodyti, ar pagrindinė verslo mašina dirba geriau ar blogiau.

7. Vienas žmogus arba klientas, nuo kurio per daug priklausai

Šitas rodiklis rečiau patenka į klasikines lenteles. Bet mažoje įmonėje jis labai svarbus. Kokią pajamų dalį sudaro didžiausias klientas? Kiek kritinių procesų priklauso nuo vieno žmogaus? Kiek pardavimų generuoja pats savininkas? Kokia pirkimų dalis priklauso nuo vieno tiekėjo? Tai nėra kasdienės veiklos KPI. Tai verslo rizikos indikatorius. Ir kartais jis svarbesnis už dar vieną žalią rodyklę pardavimų lentelėje.

KPI turi turėti tris dalykus

Tikslą. Ne šiaip „marža 31,4 %". O „tikslas 34 %, faktas 31,4 %".
Dinamiką. Vienas skaičius be konteksto mažai ką sako. Kas buvo praėjusį mėnesį? Prieš metus?
Atsakingą žmogų. Jeigu KPI raudonas, kas turi reaguoti? Rodiklis be atsakomybės yra tiesiog informacija. Kartais labai gražiai nuspalvinta.

Praktikoje dažniausiai stringa trečias punktas. Lentelė yra, skaičiai atsinaujina, bet kai marža krenta trečią mėnesį iš eilės, visi žiūri į savininką. Tada rodiklis ne valdo, o tik dokumentuoja. Būtent nuo čia dažniausiai prasideda darbas, kai įmonė pasikviečia išorinį partnerį nuolatiniam darbui: ne tam, kad kas nors nupieštų gražesnę lentelę, o tam, kad kiekvienas skaičius turėtų atsakingą žmogų ir kad mėnesio aptarimas baigtųsi sprendimais.

Ko savininkui nereikia matyti?

Visko. Savininko lentelė neturi būti operacinės sistemos kopija. Jam nereikia 16 marketingo rodiklių. 23 gamybos parametrų. Visų pardavėjų skambučių skaičiaus. Nebent konkreti problema laikinai reikalauja gilesnio dėmesio.

Gera lentelė turi leisti per 10 minučių suprasti: kur esame, kur nukrypstame, kas blogėja, kur reikia sprendimo. Jeigu tam reikia dviejų valandų susitikimo, lentelė nepavyko.

KPI nėra skirti darbuotojams kontroliuoti

Tai dažna klaida. Rodiklis turi padėti valdyti procesą ir rezultatą. Ne sukurti elektroninį būdą sekti, ar žmogus pakankamai intensyviai atrodo užsiėmęs.

Kai KPI tampa kontrole dėl kontrolės, žmonės labai greitai išmoksta optimizuoti KPI. Ne verslą. Pardavėjui mokame už skambučių skaičių? Turėsime skambučių. Gamybai mokame už kiekį? Turėsime kiekį. Kokybė, marža ir klientas gali luktelėti koridoriuje.

Nuo ko pradėti, jei šiandien lentelės nėra

Nepradėk nuo programinės įrangos. Pradėk nuo klausimo, kokių trijų skaičių tau labiausiai trūko per paskutinius dvylika mėnesių, kai sprendimą priėmei per vėlai. Dažniausiai atsakymas būna marža pagal klientą arba produktą, pinigų prognozė ir pagrindinio proceso našumas. Šie trys skaičiai retai gyvena buhalterinėje apskaitoje. Juos reikia surinkti.

Jeigu neaišku, kurie skaičiai tavo įmonėje iš tikrųjų signalizuoja apie problemas, tam ir skirta verslo diagnostika: dešimt sričių, ataskaita per penkias darbo dienas ir dviejų valandų aptarimas gyvai. Dažniausiai po jos septynių rodiklių sąrašas susidėlioja pats, nes tampa aišku, kur įmonė šiandien praranda pinigus, laiką ar pajėgumą.

Vienas pavyzdys iš praktikos. Septynių darbuotojų ekspedijavimo įmonėje pirmas žingsnis buvo sudėti reiso pelningumą, tuščių kilometrų dalį ir realų reiso kaštą į vieną vietą. Per dvylika mėnesių pelnas, lyginant su ankstesniais metais, padidėjo 30 procentų. Ne dėl vieno genialaus sprendimo. Dėl kelių gana nuobodžių valdymo sprendimų, kurie tapo įmanomi tik tada, kai skaičiai atsirado vienoje lentelėje.

Septyni geri skaičiai geriau už septyniasdešimt

Savininko darbas nėra žinoti viską. Jo darbas yra laiku pamatyti, kur verslas pradeda važiuoti ne ten. Tam dažniausiai užtenka kelių labai gerai parinktų rodiklių: pajamos arba užsakymų srautas, marža, veiklos pelnas, pinigų pozicija, pardavimų konversija, pagrindinio proceso našumas ir vienas svarbiausias rizikos indikatorius.

Likę rodikliai turi gyventi ten, kur priimami jų kasdieniai sprendimai. Nes KPI neturi būti kolekcija. Jis turi veikti kaip dūmų detektorius. Geras rodiklis nebūtinai pasako, kur tiksliai gaisras. Bet bent jau neleidžia po trijų mėnesių nustebti, kodėl virtuvėje kažkaip karšta.

Jeigu nori per valandą pasitikrinti, kurių iš septynių skaičių tavo įmonėje šiandien nėra, susitarkime dėl susitikimo.

Dažniausi klausimai

Kiek KPI turi matyti įmonės savininkas?

Penkis–septynis. Daugiau rodiklių nereiškia daugiau valdymo, dažniausiai atvirkščiai: kai lentelėje 47 skaičiai, niekas jos nebežiūri. Likę rodikliai turi būti ten, kur priimami kasdieniai sprendimai, pas gamybos vadovą, pardavimų vadovą ar buhalterę.

Kokie KPI svarbiausi mažai įmonei?

Pajamos arba užsakymų srautas, bendroji marža, veiklos pelnas, pinigų pozicija su prognoze, pardavimų konversija, pagrindinio proceso našumas ir vienas rizikos indikatorius. Konkretus našumo rodiklis priklauso nuo šakos: gamyboje OEE ar brokas, logistikoje reiso pelningumas, paslaugose apmokamų valandų dalis.

Kuo KPI skiriasi nuo buhalterinės ataskaitos?

Buhalterinė ataskaita aprašo praeitį ir yra skirta valstybei. KPI skirti sprendimams ir turi rodyti, kas vyksta dabar ir kas laukia po kelių savaičių. Todėl KPI lentelėje būtina turėti tikslą, dinamiką ir atsakingą žmogų, o ne vien faktą.

Kaip dažnai žiūrėti į KPI?

Pinigų poziciją ir prognozę verta matyti kas savaitę, nes tai vienintelis rodiklis, kuris gali sustabdyti verslą per kelias savaites. Maržą, pelną, konversiją ir našumą dažniausiai užtenka peržiūrėti kartą per mėnesį, bet reguliariai ir su palyginimu su praėjusiu laikotarpiu.

Nuo ko pradėti, jei nėra valdymo apskaitos?

Ne nuo sistemos pirkimo. Pradėk nuo trijų skaičių, kurių labiausiai trūko priimant paskutinius svarbius sprendimus: dažniausiai tai marža pagal klientą ar produktą, pinigų prognozė ir pagrindinio proceso našumas. Juos galima surinkti rankiniu būdu per kelias savaites, o sistemą rinktis tada, kai aišku, ką ji turi rodyti.

Ar KPI reikia rodyti darbuotojams?

Taip, bet tuos, kuriuos jie realiai gali paveikti, ir ne kaip kontrolės įrankį. Kai už rodiklį mokama, žmonės optimizuoja rodiklį, o ne verslą. Rodiklis turi padėti valdyti procesą, o ne matuoti, ar žmogus pakankamai užsiėmęs.

Apie autorių
Justas Razmus – verslo konsultantas ir išorinis partneris 10–50 darbuotojų įmonių savininkams. Keturiolika metų dirbo tarptautinėje statybinių medžiagų gamintojoje: nuo pardavimų direktoriaus Lietuvos rinkai iki operacijų vadovo (COO) Baltijos šalyse – trys rinkos, apie šimtas darbuotojų. Nuo 2002 m. versle, dirbo daugiau nei keturiasdešimtyje įmonių iš vidaus. Bazė Klaipėdoje, dirba visoje Lietuvoje.
to-day.lt · LinkedIn