Ne viskas turi būti išspręsta šiandien: kur iš tikro dega?

Ne viskas turi būti išspręsta šiandien

Pirmadienio rytas. Mano savaitė prasideda nuo užduoties, kurios nuoširdžiai nemėgstu – sąskaitų tvarkymas: duomenų suvedimas į sistemą, apmokėjimai, banko tikrinimas, dokumentų siuntimas buhalterei. Atrodo smulkmena, bet būtent šį darbą stengiuosi atlikti pirmą. Kodėl?
Nes jis – sunkiausias emociškai (man jis atrodo – toooookia nesąmonė). Ir būtent todėl jis būtų linkęs „kabėti“ ant pečių visą dieną. Bet kai jį „nugesinu“ pirmiausia – atsiranda erdvės aiškiam, kryptingam darbui.
Ši situacija – puiki metafora tam, su kuo kasdien susiduria daugelis verslo vadovų.

Gaisrininko režimas

Didžioji dalis mano klientų (mažų ir augančių įmonių vadovai) kasdien gyvena gesindami gaisrus. Kiekviena problema atrodo svarbi, viskas – skubu, visur reikia jų asmeniškai.
Kai su jais analizuojame darbus, išlenda klasikinis modelis: 80 % veiklos – reaguoti į situacijas, 20 % veiklos – kurti vertę.
Vadovai dažnai tampa organizacijos „reakcijos epicentru“, o ne krypties generatoriumi. Ir kuo daugiau reaguoja, tuo labiau jaučia, kad aplinka nevaldoma. Atsiranda emocinis nuovargis, stresas, pyktis. O kartu – rezultatų stagnacija, nes strategija lieka „rytui“.

Kur tavo dėmesys – ten ir tavo rezultatas

Kai vadovas skundžiasi, kad „viskas svarbu, nieko nespėju“, pirmas mano klausimas – kur tavo dėmesys keliauja kasdien? Ir ką tas dėmesys iš tiesų kuria?
Vadovams labai svarbu susivokti – jų dėmesys yra ribotas resursas. Ir jis turi būti investuojamas, o ne išdalijamas.
Kai pradedame vertinti darbus pagal kuriamą vertę, labai greitai paaiškėja, kad daugybę užduočių galima deleguoti, automatizuoti arba tiesiog nedaryti. Kai tai suprantama – vadovai su palengvėjimu ir didžiuliu entuziazmu perrašo savo prioritetus.

Planavimas = atlaisvinta galva

Planuoti darbus galvoje – tai kaip laikyti lagaminą ant galvos vietoje to, kad pasidėtum jį į lentyną.
Mūsų dėmesys ribotas. Užduotys, kurios „kabėdamos“ laukia dėmesio, degina RAM’ą, ir sukelia tą pažįstamą nuovargio jausmą, net kai, rodos, nieko rimto nepadarei.
Sprendimas? Kalendorius. Bet ne tik susitikimams – visiems svarbiems darbams. Kai planuoji užduotį kalendoriuje: ji turi konkrečią vietą laike, neapsikrauni galvos bandydamas „nepamiršti“, sumažini vidinį stresą dėl to, kiek dar „reikia padaryti“.

Neprioritizuotas darbas = emocinis išsekimas

Kai vadovas dirba nuolatiniame chaose, atsiranda lėtinio nuovargio būsena. Atrodo, kad labai daug padarei – bet rezultatų nėra. Atsiranda nepasitenkinimas, apmaudas, jausmas, kad visi aplinkui dirba mažiau, bet tik tau vienam rūpi. Galiausiai, nėra jėgų galvoti apie tai, kas svarbu, nes esi užstrigęs „gaisrų gesinimo“ režime.

Ką daryti?

1. Pradėk dieną nuo to, ko vengti labiausiai norisi. Atsikratyk sunkiausio darbo, kol jis tavęs nespėjo išsekinti.
2. Identifikuok darbus, kurie kuria mažiausią vertę. Tu jų neprivalai daryti pats.
3. Planuok darbus ne sąraše, o kalendoriuje. Skirk jiems laiką. Tai yra tavo realybės planas, ne norų sąrašas.
4. Kartą per savaitę pažiūrėk į save iš šono. Ką darai, kodėl tai darai, kokį rezultatą tai kuria?

Vadovavimas – tai ne gebėjimas viską daryti pačiam. Tai gebėjimas rinktis, ką daryti pirmiausia – ir ko nedaryti išvis.
Ne viskas turi būti išspręsta šiandien. Bet tai, kas svarbu – turi būti suplanuota.

Kaip atskirti, kas tikrai dega

Praktiškai patogu naudoti vieną paprastą filtrą: paklausk, kas atsitiks, jei šis darbas bus atliktas ne šiandien, o poryt. Jei atsakymas – „nieko baisaus“, tai jau ne gaisras, o tik triukšmas, kuris skamba svarbiai. Tikri gaisrai yra reti: sugedusi sistema, prarastas didelis klientas, teisinė rizika. Visa kita dažniausiai gali palaukti kelias valandas ar dieną, o tas laikas leidžia vadovui priimti sprendimą ramiau, o ne reaguoti impulsyviai.

Kuo aiškiau vadovas moka atskirti realų gaisrą nuo triukšmo, tuo mažiau energijos komanda sunaudoja panikai ir tuo daugiau lieka darbui, kuris iš tikrųjų kuria rezultatą.

Tai nereiškia, kad reikia tapti abejingam. Tai reiškia, kad reikia sąmoningai rinktis, kuriai problemai skiri dėmesį pirmą, o kuriai – vėliau tą pačią dieną.

Tai artimai susiję su tuo, ką valdymo teorijoje vadina Eisenhowerio matrica, padedančia atskirti svarbius ir skubius darbus – daugiau apie ją galima rasti Wikipedijos straipsnyje apie laiko valdymą.

Daugiau įžvalgų apie vadovavimą ir verslo augimą rasite Justo Razmaus PUBlish autoriaus profilyje.