Kai tavo kalendorius pilnas… o tu vis tiek nespėji

Povilas – mažos, bet augančios įmonės vadovas.
Kiekvieną savaitę jis pradeda sąžiningai – peržiūri kalendorių, sužymi visus suplanuotus susitikimus su klientais, partneriais, komanda.

Atrodo, viskas kontroliuojama.
Bet ketvirtadienį jis jaučiasi pervargęs, dirba iki vėlumos ir pradeda abejoti, ar apskritai dar kontroliuoja savo laiką.

Kur slypi problema?

Vadovai mano, kad planuoja. Bet iš tiesų – tik žymi susitikimus.

Didžioji dalis vadovų naudoja kalendorių – bet jame planuoja tik susitikimus su kitais.
O visi realiai atliekami darbai – ataskaitos, pasiūlymų ruošimas, analizė, dokumentai – lieka galvoje.

Povilas - neišimtis.
Jis tikėjo, kad jo diena suplanuota. Bet kai reikėdavo parašyti sudėtingesnį pasiūlymą, paruošti prezentaciją, ar susitelkti ties didesniu projektu – tam tiesiog nebuvo vietos dienoje.

Rezultatas?

Po darbo valandų įjungtas kompiuteris, darbas savaitgaliais, o galvoje – nuolatinis triukšmas: „nepamiršk padaryti šito“, „reikia grįžti prie ano“, „kaip viską suspėti?“

Nuolatinis „gaisrų gesinimas“

Povilas taip pat buvo visada pasiekiamas. Kolegos žinojo – parašyk jam Teams’e ar Messenger’yje, ir jis atsakys. Klientai žinojo – paskambink, ir jis iškart spręs tavo klausimą.

Tai atrodė kaip geras aptarnavimas. Bet realybėje – Povilas nuolat pertraukdavo savo darbus, ir viską mesdavo, vos tik kas nors kreipdavosi.

Kas čia negerai?
Tokiu režimu nė vienas rimtas darbas nebūna padarytas iki galo. Ir tuomet lieka viena išeitis – viską baigti po darbo valandų.

Išspręsti tai – įmanoma. Tik reikia keisti požiūrį į planavimą.

1. Kalendorius – ne tik susitikimams. Jis turi atspindėti tavo realią darbo dieną.

Turi ataskaitą? Planuok jos parengimą.
Turi paruošti prezentaciją? Įtrauk į kalendorių.
Reikia laiko gilesniam apmąstymui? Rezervuok laiką.

Kai užduotys neperkeliamas į kalendorių – smegenys tampa tavo darbo įrankiu, o ne “to do list’o” atmintine.

2. Svarbiausias dienos darbas – visada ryte

Ryte – didžiausias dėmesys.
Ryte – mažiausiai trukdžių.
Ryte – energija dar neišbarstyta.

Todėl svarbiausias dienos darbas turi būti suplanuotas dienos pradžioje.
Tai ne tik leidžia jį atlikti laiku, bet ir nuima vidinę įtampą – nebesinešioji jo per dieną galvoje.

3. Darbai su „savaitiniu“ terminu – planuojami kasdien

Povilas dažnai turėjo užduotis, kurių terminas – per savaitę.
Pavyzdžiui:

Paruošti metų biudžeto planą, sukurti naujo produkto strategiją, parengti komandai vidinį pristatymą. Šios užduotys reikalavo 8–12 valandų darbo, bet būdavo atidedamos iki paskutinės dienos. Todėl tenka dirbti iki nakties, atšaukti planus ar tiesiog – nedaryti kokybiškai.

Sprendimas?
Išskaidyk tokią užduotį po 2–3 valandas kasdien, ir planuok šį laiką kalendoriuje. Savaitės gale darbas bus padarytas – be streso ir be viršvalandžių.

4. Kaip apsisaugoti nuo „laiko vagių“?

Vienas iš didžiausių trikdžių – neplanuoti žmonių įsiterpimai:

„Turi minutę?“

„Greitai paklausiu…“

„Reikia tavo komentarų…“

Šie dalykai skamba nekaltai, bet per dieną atima kelias valandas.

Ką daryti?

Suplanuoti laikus, kai būni „prieinamas“. Turėti „užblokuotą“ laiką svarbiausiam darbui.

Aiškiai komunikuoti, kada galima kreiptis, o kada – ne. Ir svarbiausia, nepamiršti, jog tavo laikas yra tavo kontrolės ribose. Neleisk jo valdyti kitiems. Tiesiog, neleisk!

5. Nuo ko pradėti planuoti dieną?

✅ 1. Planuok tik 60 % savo darbo dienos

Palik likusius 40 % nenumatytiems klausimams.

✅ 2. Rinkis rytinį laiką svarbiems darbams

Ten – koncentracija, jėga, tikslumas.

✅ 3. Sek, kiek realiai trunka užduotys

Kad laiko būtų nei per mažai, nei per daug.

✅ 4. Planuok be fanatizmo.

Vizitų tualete ar kavos gėrimo planuoti tikrai nereikia 🙂

Pabaigai

Povilas šiandien planuoja kitaip. Jo kalendoriuje – ne tik susitikimai, bet ir realūs darbai. Jo dienos pradžia – skirta svarbiausiems klausimams. Jis žino, kiek laiko užtrunka užduotys, ir nebėra skambučių ir žinučių vergas. Todėl jo vakarai – laisvi, o galva – skirta galvojimui, o ne užduočių sandėliavimui.

Trumpai apie tai, kas veikia

Kalendorius, kuriame matosi tik susitikimai, parodo tik pusę tikrovės – tą dalį, kur dalyvauja kiti žmonės. Realus darbas, kurį vadovas turi atlikti vienas – ataskaitos, sprendimai, pasiruošimas – dažniausiai lieka „tarp eilučių“ ir todėl visada nukenčia pirmas. Kai tas darbas gauna savo vietą kalendoriuje taip pat, kaip ir susitikimai, dingsta ir įspūdis, kad savaitė buvo pilna, bet niekas nebuvo iš tikrųjų padaryta.

Ši problema glaudžiai susijusi su tuo, ką laiko valdymo teorijoje vadina „laiko blokavimu“ (angl. time blocking) – daugiau apie tai galima rasti Wikipedijos straipsnyje apie laiko planavimo metodus.

Daugiau įžvalgų apie vadovavimą ir verslo augimą rasite Justo Razmaus PUBlish autoriaus profilyje.