Kodėl kuo daugiau dirbi, tuo sunkiau suprasti, kas iš tikrųjų svarbu?

Verslo pradžioje viskas paprasta: yra klientas, problema ir sprendimas. Kuo daugiau dirbi, tuo daugiau pasieki — ryšys tiesioginis ir motyvuojantis. Todėl dauguma savininkų pripranta prie vienos minties: jei nori daugiau, turi dirbti daugiau. Ilgą laiką tai veikia, kol verslas mažas ir didžioji dalis rezultatų priklauso nuo tavęs paties.

Tačiau ateina momentas, kai ši taisyklė nustoja galioti. Dirbi daugiau nei bet kada — kalendorius pilnas, telefonas nenutyla, susitikimai keičia vienas kitą. Vakare atrodo, kad padarei labai daug, bet vis dažniau kyla nemalonus jausmas: nežinai, ar šiandien padarei tai, kas buvo svarbiausia. Problema dažniausiai ne darbo kiekis. Problema ta, kad tampa vis sunkiau atskirti svarbius darbus nuo skubių — o šie du dalykai beveik niekada nesutampa.

Tavo dienotvarkę planuoja kiti

Kuo labiau auga verslas, tuo daugiau žmonių nori tavo dėmesio: klientai, darbuotojai, partneriai, tiekėjai, bankai, teisininkai. Kiekvienas jų turi svarbų klausimą ir tikisi atsakymo kuo greičiau. Po kurio laiko vadovo dienotvarkę planuoja nebe jis pats, o kitų žmonių prioritetai. Iš pirmo žvilgsnio tai atrodo kaip atsakingas vadovavimas. Iš tikrųjų tai dažnai tampa strateginiais spąstais: kuo daugiau laiko skiri kitų klausimams, tuo mažiau jo lieka saviems — o būtent vadovo klausimai lemia, kur verslas bus po dvejų ar trejų metų.

Tai ne vien augančių įmonių bėda. Harvardo profesoriai Michaelas Porteris ir Nitinas Nohria, ištisus 13 savaičių fiksavę didelių įmonių vadovų laiką, nustatė, kad savo pačių inicijuotai darbotvarkei vadovai skiria vos 43 proc. laiko — likusią dalį suvalgo kitų iškelti klausimai. Jei taip gyvena profesionalūs vadovai su asistentų komandomis, ką kalbėti apie savininką, kuris pats atsako į kiekvieną laišką.

Užimtumas nėra tas pats, kas vertė

Daugelis vadovų vertina savo dieną pagal tai, kiek darbų pavyko užbaigti: atsakyti laiškai, patvirtintos sąskaitos, įvykę susitikimai. Visa tai reikalinga. Bet verta savęs paklausti kito klausimo: ar šiandien priėmiau bent vieną sprendimą, kuris ilgainiui pakeis verslą? Jei atsakymo nėra, labai tikėtina, kad visa diena buvo skirta palaikyti dabartinę situaciją, o ne kurti ateitį.

Čia ir atsiranda paradoksas: kuo daugiau verslas auga, tuo daugiau vadovas dirba dėl šiandienos ir tuo mažiau laiko lieka rytojui. Po kelių mėnesių pradeda strigti strateginiai projektai. Po metų paaiškėja, kad konkurentai jau padarė tai, apie ką tavo komanda tik kalbėjo — ne todėl, kad buvo protingesni, o todėl, kad rado laiko galvoti.

Prisideda ir informacijos perteklius. Kasdien perskaitai dešimtis naujienų, gauni šimtus laiškų, stebi konkurentus. Atrodo, kuo daugiau žinai, tuo lengviau spręsti. Dažnai nutinka priešingai: informacijos tiek daug, kad tampa sunku suprasti, kuri iš tikrųjų svarbi. Todėl pradedi reaguoti į tai, kas garsiausia — skubiausią laišką, didžiausią klientą — o ne į tai, kas ilgainiui sukurs didžiausią vertę.

Prioritetų nustatymas prasideda nuo trijų klausimų

Laiko planavimas mažai padės, jei pirmiausia neatsakysi, kam tą laiką skiri. Pabandyk šios savaitės darbus persijoti per tris klausimus:

1. Koks darbas mano versle yra toks, kurio niekas kitas negali padaryti, tik aš? Iš pradžių atsakymų daug, bet po kelių minučių lieka vos keli — didelė dalis darbų gali būti atlikta ir be tavęs.

2. Kur juda verslas — koks sprendimas tai lems? Tai vienintelė atsakomybė, kurios neįmanoma deleguoti. Kiekviena valanda, praleista darbuose, kuriuos galėtų atlikti kiti, yra valanda, atimta iš šio klausimo.

3. Kam šiandien pasakiau „taip", nors reikėjo sakyti „ne"? Kiekvienas „taip" susitikimui, projektui ar net gerai idėjai automatiškai reiškia „ne" kažkam kitam.

Kai nuolat skubi, sprendimus pradedi priimti automatiškai — pagal ankstesnę patirtį, įpročius, pirmą kilusią mintį. Tai leidžia veikti greitai, bet smarkiai sumažina galimybę pastebėti naujas kryptis. Didžiausi proveržiai versle retai gimsta skubant — jie atsiranda tada, kai yra laiko mąstyti, atsitraukti, suabejoti savo prielaidomis.

Tikrasis vadovo darbas — saugoti dėmesį

Tikrasis vadovo darbas nėra būti labiausiai užimtu žmogumi įmonėje. Tikrasis darbas — užtikrinti, kad tavo dėmesys būtų ten, kur sukuria didžiausią vertę. Dėmesys šiandien yra vienas brangiausių verslo išteklių: jį labai lengva iššvaistyti ir labai sunku susigrąžinti. O už nuolatinio užimtumo dažnai slepiasi dar viena problema — per daug krypčių vienu metu. Apie tai, kaip atskirti idėjų gausą nuo aiškių prioritetų, rašiau straipsnyje „Kada verslui nebereikia daugiau idėjų, o reikia aiškių prioritetų?".

Jei šiandien atrodo, kad dirbi daugiau nei bet kada, bet vis sunkiau atsakyti, kas iš tikrųjų svarbiausia tavo verslui — greičiausiai problema ne darbo krūvis. Problema ta, kad kasdieniai rūpesčiai pamažu užėmė vietą, kuri turėtų priklausyti strateginiam mąstymui.

Jei atpažinai save šiame straipsnyje, parašyk. Kartais užtenka vieno pokalbio, kad iš daugybės svarbių darbų pagaliau išsigrynintų tie keli, kurie iš tikrųjų pakeis verslo ateitį.