Verslo diagnostikos testas – tai dešimt sričių, kuriose savininkas turi sugebėti aiškiai atsakyti į kelis nepatogius klausimus: finansinis rezultatas, pinigų srautas, klientų koncentracija, pardavimų sistema, kainodara, procesai ir našumas, žmonės ir atsakomybės, valdymo ritmas, strateginis fokusas ir savininko priklausomybė. Jeigu į juos atsakoma konkrečiai, valdymo bazė greičiausiai sveika. Jeigu pusė atsakymų prasideda „priklauso", „reikėtų pasitikrinti" arba „čia labiau Jonas žino", jau turime darbo.

Verslo diagnostika neturi prasidėti nuo 150 klausimų klausimyno. Kartais užtenka dešimties sričių ir kelių nepatogių klausimų.

Šis testas neduoda pažymio. Jis parodo, kur įmonėje yra aiškumas, o kur – nuotaika. 10–50 darbuotojų įmonėje tai svarbu ypač: čia paprastai nėra finansų direktoriaus, dažnai nėra ir valdymo apskaitos, todėl dalis atsakymų remiasi savininko nuojauta, o ne skaičiais.

Prieš pradedant ką nors keisti, verta pirma nustatyti diagnozę, o ne iš karto imtis gydymo. Kaip tai vyksta praktiškai, aprašyta ir verslo diagnostikos apimtyje.

Dešimt sričių

Kiekvienoje srityje užtenka kelių klausimų. Svarbu ne atsakyti gražiai, o pastebėti, kurioje vietoje atsakymo apskritai nėra. Pirmiausia įvardykite rodiklį, tik tada ieškokite priežasčių. Kol problema neįvardyta rodikliu, turime ne diagnozę, o nuotaiką.

Finansinis rezultatas. Ar savininkas žino, kiek įmonė iš tikrųjų uždirba? Ne apyvartą ir ne kiek pinigų sąskaitoje – pelną, maržą, pelningumą pagal pagrindines veiklas. Gamyboje tai savikaina vienetui, logistikoje – reiso pelningumas, paslaugose – projekto marža. Jeigu įmonė uždirba, bet neaišku, kas konkrečiai tą pelną generuoja, geras bendras rezultatas gali slėpti labai skirtingas verslo dalis.
Pinigų srautas. Ar žinote, kiek pinigų turėsite po aštuonių savaičių? Kiek laiko klientai vidutiniškai finansuojasi jūsų sąskaita? Kiek pinigų užšaldyta atsargose? Kokie artimiausi dideli mokėjimai? Pelninga įmonė gali bankrutuoti – šitą sakinį žino visi, o pinigų prognozę vis tiek daro ne visi.
Klientų koncentracija. Kiek pajamų generuoja didžiausias klientas? Top 3? Top 10? Kas nutiktų, jeigu rytoj prarastumėte didžiausią klientą? Jeigu atsakymas „būtų labai blogai" – tai dar ne problema, tai diagnozė. Toliau reikia suprasti, ar įmonė tą riziką sąmoningai valdo. Didžiausių klientų finansinę būklę, beje, galima pasitikrinti Registrų centro finansinių ataskaitų rinkiniuose.
Pardavimų sistema. Ar galite prognozuoti ateinančių trijų mėnesių pardavimus? Ar pardavimo procesas aiškus? Ar žinote konversiją, vidutinį sandorį, pardavimo ciklą? Pagrindinis klausimas paprastas: jeigu rytoj išeitų geriausias pardavėjas, ar pardavimų mechanizmas liktų?
Kainodara. Kas nustato kainą? Kada ji paskutinį kartą peržiūrėta? Ar nuolaidos valdomos? Ar žinote, kokiai maržai esant sandoris nebėra racionalus? Ar pardavimo komanda gauna paskatas už apyvartą, ar už pelningą apyvartą? Kainodara yra viena tų vietų, kur keli blogi procentai gali panaikinti labai daug gero darbo.
Procesai ir našumas. Ar žinote pagrindinio proceso pajėgumą? Kur yra butelio kakliukas? Kiek laiko užsakymas laukia, o kiek realiai yra apdorojamas? Kiek turite perdarymo, klaidų, broko, prastovų? Jeigu visi nuolat skuba, o terminai vis tiek blogėja, greičiausiai problema ne žmonių pastangose.
Žmonės ir atsakomybės. Ar kiekvienas vadovas gali vienu sakiniu pasakyti, už kokį rezultatą atsako? Ar darbuotojai žino savo sprendimų ribas? Ar egzistuoja pavaduojamumas? Jeigu organizacijoje daug labai svarbių žmonių, kurių negalima pakeisti, turite ne stiprią komandą, o nemažą operacinę riziką.
Valdymo ritmas. Kokiu dažniu žiūrite rezultatus? Ar sprendimai fiksuojami? Ar atsakomybės turi terminus? Ar po savaitės tikrinama, kas padaryta? Dalis įmonių turi daug susitikimų. Tai nereiškia, kad turi valdymo ritmą – susitikimas yra tik kalendoriaus įvykis, o valdymas prasideda nuo sprendimo ir jo įvykdymo.
Strateginis fokusas. Kokie trys svarbiausi šių metų prioritetai? Jeigu paklaustumėte penkių vadovų, ar gautumėte tą patį atsakymą? Ką šiemet sąmoningai nusprendėte nedaryti? Strategija be atsisakymų dažniausiai nėra strategija – tai pageidavimų sąrašas. Jeigu prioritetų devyni, jų nėra devyni. Jų nėra nė vieno.
Savininko priklausomybė. Kiek sprendimų per savaitę negali būti priimta be savininko? Kiek klientų santykių priklauso tik nuo jo? Kiek vadovų kasdien laukia jo patvirtinimo? Kas nutiktų, jeigu savininkas mėnesį nedalyvautų operacinėje veikloje? Šitas testas labai gerai parodo verslo brandą. Ne todėl, kad savininkas nereikalingas. Jis reikalingas. Tik klausimas, kurioje vietoje.

Kaip interpretuoti rezultatą

Nereikia suteikti balų nuo 1 iki 10 ir gaminti spalvoto voratinklio vien dėl to, kad konsultaciniame pasaulyje voratinkliai atrodo profesionaliai. Svarbiau pažymėti tris kategorijas:

Žalia: sritis valdoma, duomenys aiškūs, atsakomybė aiški.
Geltona: žinome problemą, bet sistema silpna.
Raudona: neturime aiškaus vaizdo arba rizika akivaizdi.

Tada reikia žiūrėti ne į tai, kiek raudonų, o kurios iš jų labiausiai veikia rezultatą. Gali būti viena raudona sritis, kuri šiandien kainuoja daugiau nei penkios geltonos kartu.

Diagnostika turi baigtis prioritetais

Blogiausias diagnostikos rezultatas yra ilgas problemų sąrašas. Jis tik padidina organizacijos nerimą.

Geras rezultatas yra trys aiškūs prioritetai. Ką taisome pirmiausia? Kas atsakingas? Koks rodiklis turi pasikeisti? Iki kada?

Didelė dalis verslo projektų prasideda nuo ketvirto klausimo, praleidus pirmus tris. Iš karto renkamasi sprendimas: nauja sistema, naujas vadovas, reorganizacija, mokymai. Visi jie gali būti puikūs, jeigu sprendžia tikrą problemą. Tada po pusmečio visi labai nustemba, kodėl sprendimas neprigijo. Kartais sprendimas ir buvo geras. Tiesiog pacientas sirgo visai ne tuo.

Verslas netampa geresnis vien todėl, kad apie save daugiau sužinojo. Jis tampa geresnis tada, kai pagal tą informaciją pakeičia sprendimus.

Ką tai duoda praktikoje

Septynių darbuotojų ekspedijavimo įmonėje po tokios peržiūros dirbome ties reisų pelningumu ir kainodara – pelnas per dvylika mėnesių padidėjo 30 % nuo pradinio lygio. Penkiolikos darbuotojų gamybos įmonėje raudona sritis buvo klientų koncentracija: nuo priklausomybės nuo vieno kliento per dešimt mėnesių įmonė perėjo į trylika rinkų, o apyvarta per tą patį laikotarpį augo 50 %. Daugiau anonimizuotų atvejų su skaičiais ir laikotarpiais surašyta atskirai.

Abiem atvejais testas nebuvo tikslas. Jis tik parodė, nuo ko pradėti. Jeigu tą patį norite padaryti su žvilgsniu iš išorės, tam ir yra verslo konsultacijos savininkui.

Todėl diagnostika nėra egzaminas. Nėra pažymio. Nėra garbės lentos. Yra tik vienas klausimas: ar dabar geriau suprantame, kur mūsų versle yra daugiausia vertės ir daugiausia rizikos? Jeigu taip, diagnostika atliko savo darbą. Jeigu ne, turime gražų testą. O gražių testų internete ir taip pakanka.

Dažniausi klausimai

Nuo ko pradėti, jei įmonėje nėra valdymo apskaitos?

Pradėkite nuo pirmų dviejų sričių – finansinio rezultato ir pinigų srauto. Užtenka žinoti, kiek uždirbate pagal pagrindines veiklas ir kiek pinigų turėsite po aštuonių savaičių. Visa kita be šitų dviejų atsakymų yra spėjimas.

Kiek laiko užtrunka toks testas?

Pačius klausimus savininkas gali peržiūrėti per vieną vakarą. Sunkumas ne klausimuose, o tame, kad į dalį jų nepavyks atsakyti be duomenų. Būtent tai ir yra pirmas rezultatas.

Ar galiu jį atlikti pats, be konsultanto?

Taip. Klausimai nėra paslaptis. Skirtumas tas, kad savininkui sunku būti sau nešališkam – „geltona" dažnai pasirodo esanti raudona, kai tuos pačius skaičius peržiūri žmogus iš išorės.

Kiek raudonų sričių yra normalu?

Dvi ar trys raudonos sritys augančioje 10–50 darbuotojų įmonėje yra įprastas vaizdas. Problema prasideda tada, kai raudona vienu metu yra ir savininko priklausomybė, ir pinigų srautas.

Ką daryti, jeigu raudonos beveik visos sritys?

Nedaryti visko iš karto. Pasirinkti tris prioritetus pagal poveikį rezultatui, priskirti atsakingus ir terminus, o likusias sritis sąmoningai palikti kitam ketvirčiui.

Kiek kainuoja profesionali verslo diagnostika?

Įvadinė kaina – 1 000 € pirmiems 20 klientų, vėliau nuo 2 000 €. Apimtis: dešimt sričių, ataskaita per 5 darbo dienas ir 2 valandų aptarimas gyvai.

Apie autorių
Justas Razmus – verslo konsultantas ir išorinis partneris 10–50 darbuotojų įmonių savininkams. Keturiolika metų dirbo tarptautinėje statybinių medžiagų gamintojoje: nuo pardavimų direktoriaus Lietuvos rinkai iki operacijų vadovo (COO) Baltijos šalyse – trys rinkos, apie šimtas darbuotojų. Nuo 2002 m. versle, dirbo daugiau nei keturiasdešimtyje įmonių iš vidaus. Bazė Klaipėdoje, dirba visoje Lietuvoje.
to-day.lt · LinkedIn