Prieš „gydant" įmonę reikia patikrinti šešias sritis: verslo ekonomiką, klientą, pardavimo sistemą, operacijas, atsakomybes ir valdymo ritmą. Diagnostika prasideda ne nuo klausimo „ko mums trūksta?", o nuo klausimo „koks konkretus rezultatas mūsų netenkina?". Kol problema neįvardyta rodikliu, bet koks sprendimas yra spėjimas.

Verslo problemos turi vieną bendrą savybę. Simptomas ir priežastis dažnai gyvena skirtingose vietose.

Pardavimai krenta. Atrodo, reikia pardavimų mokymų. Pelnas mažas. Atrodo, reikia mažinti sąnaudas. Darbuotojai nepriima sprendimų. Atrodo, reikia lyderystės mokymų.

Kartais taip. Kartais ne.

Todėl prieš pradedant „gydyti" įmonę verta bent trumpam nustoti skubėti prie sprendimų. Versle tai sunku. Sprendimas atrodo kaip veiksmas. Diagnostika atrodo kaip mąstymas. O mąstymas kalendoriuje kažkodėl visada atrodo mažiau produktyviai.

Pradėk nuo rezultato, o ne nuo sprendimo

Pirmas klausimas paprastas: kas konkrečiai mūsų netenkina?

Ne „trūksta struktūros". Ne „reikia daugiau efektyvumo". Ne „žmonės kažkaip nemotyvuoti".

Koks rezultatas blogas? Pajamos? Marža? Pinigų srautas? Kokybė? Terminai? Našumas? Klientų išlaikymas? Darbuotojų kaita?

Kai problema įvardijama rodikliu, galima pradėti ieškoti priežasčių. Iki tol turime nuotaiką, o ne diagnozę. Nuotaika keičiasi kas savaitę, todėl ir sprendimai keičiasi kas savaitę.

Patikrinimas paprastas. Užrašyk problemą vienu sakiniu taip, kad jame būtų skaičius, matas ir laikotarpis. Jeigu nepavyksta, dar neturi diagnozės — turi temą.

Patikrink verslo ekonomiką

Kur įmonė uždirba? Pagal produktus. Klientus. Rinkas. Projektus. Padalinius.

Kur praranda? Kokios fiksuotos sąnaudos ir kaip jos keitėsi? Kiek pinigų surišta apyvartiniame kapitale? Ar augimas kuria pelną, ar tik daugiau darbo?

Šita dalis dažnai greitai nuima romantiką nuo tam tikrų veiklų. Produktas, kurį visi myli, gali būti nuostolingas. Didžiausias klientas gali būti ne toks puikus. Naujas padalinys gali auginti apyvartą ir kartu mažinti bendrą pelningumą.

Skaičiai turi vieną nemalonią savybę. Jiems gana sunku paaiškinti, kad „strategiškai viskas juda gera kryptimi". Apie tai, kur pinigai dingsta tarp apyvartos ir pelno, esu rašęs atskirai — apyvarta auga, o pelnas ne.

Praktinė pastaba: bazinius savo ir konkurentų skaičius gali pasitikrinti pats. Metiniai finansinių ataskaitų rinkiniai Lietuvoje yra vieši ir prieinami Registrų centro Juridinių asmenų registre. Tai ne valdymo apskaita, bet pradžiai užtenka.

Patikrink klientą ir pardavimo sistemą

Kas šiandien yra geriausias klientas? Kodėl jis perka? Kodėl pasirenka mus? Kodėl lieka? Kodėl išeina? Kiek kainuoja jį gauti? Kiek uždirbame per visą santykį?

Verslas kartais metų metus optimizuoja procesus nepasitikrinęs, ar klientui tie dalykai apskritai svarbūs. Tai labai efektyvus būdas tapti geriausiu atliekant veiklą, kurios rinka nelabai vertina.

Toliau — pardavimai. Ar tai procesas, ar keli geri žmonės? Ar turime aiškią tikslinę rinką, pasiūlymą, pipeline, konversijas, pardavimo prognozę?

Yra vienas klausimas, kuris atsakymą duoda greičiau nei bet kokia analizė: kas nutiktų, jeigu rytoj išeitų geriausias pardavėjas? Jeigu atsakymas „būtų labai blogai", turi ne pardavimo sistemą. Turi žmogų. Ir tas žmogus tikriausiai apie tai žino.

Tas pats galioja klientų pusėje. Kiek pajamų generuoja didžiausias klientas? O trys didžiausi? Jeigu rytoj prarastum didžiausią, kas nutiktų? Atsakymas „būtų labai blogai" dar nėra problema. Tai diagnozė. Problema atsiranda tada, kai įmonė tos rizikos sąmoningai nevaldo ir apie ją net nekalba.

Patikrink operacijas

Kiek laiko trunka pagrindinis procesas? Kur laukia darbas? Kur susidaro eilės? Kur daugiausia klaidų? Kur reikia savininko sprendimo? Kur žmonės daro rankiniu būdu tai, ką sistema galėtų padaryti automatiškai?

Gamyboje tai matuojama konkrečiai: ciklo laikas, perėjimo laikas tarp partijų, prastovos, brokas, WIP, savikaina vienetui. Logistikoje ir ekspedijavime — reiso pelningumas, tušti kilometrai, krovos langai. Prekyboje — atsargų apyvartumas ir nurašymai. Paslaugose — apmokamų valandų dalis ir projekto marža.

Procesų diagnostikoje ypač svarbu stebėti realybę. Procedūra gali sakyti viena. Darbuotojai daro kita. Ir dažnai ne todėl, kad blogi darbuotojai. Tiesiog procedūrą parašė žmogus, kuris paskutinį kartą procesą matė per „PowerPoint".

Patikrink atsakomybes ir valdymo ritmą

Kas už ką atsako? Kas turi sprendimo teisę? Kas tik vykdo? Kas vertina rezultatą? Kur yra dvi atsakomybės vienam darbui? Kur nėra nė vienos?

Jeigu po klausimo „kas už tai atsakingas?" prasideda penkių minučių diskusija, atsakomybė greičiausiai nėra aiški. O jeigu atsakymas „mes visi", dažniausiai neatsako niekas.

Toliau — ritmas. Kaip įmonėje priimami sprendimai? Kokie susitikimai vyksta? Kokius skaičius vadovai mato? Kiek laiko užtrunka nuo problemos atsiradimo iki sprendimo? Ar susitikimai baigiasi konkrečiais veiksmais? Ar kitą savaitę kas nors patikrina, kas padaryta?

Valdymo sistema dažnai sugenda ne todėl, kad žmonės nemoka dirbti. Jie tiesiog neturi reguliaraus mechanizmo, kuriame prioritetai virsta atsakomybe.

Ženklas, kad ritmo nėra: tie patys klausimai sugrįžta į darbotvarkę kas mėnesį. Ne todėl, kad jie sudėtingi, o todėl, kad niekas jų neuždarė.

Patikrink savininką

Čia diagnostika tampa jautresnė.

Kiek sprendimų vis dar priklauso nuo savininko? Kiek funkcijų realiai valdo jis pats? Ar vadovai turi sprendimo teisę? Ar savininkas keičia prioritetus? Ar deleguoja, o paskui pataiso? Ar komanda žino, kada sprendimą gali priimti pati?

Savininkas labai dažnai yra stipriausias įmonės žmogus. Todėl sistema natūraliai pradeda remtis juo. Tai nėra charakterio trūkumas. Tai tiesiog ilgainiui tampa valdymo problema — ypač 10–50 darbuotojų įmonėje, kur nėra nei finansų direktoriaus, nei atskiro operacijų vadovo, o savininkas dar ir pats derasi su didžiausiu klientu.

Gydymas prasideda tik po diagnozės

Versle sprendimų netrūksta. CRM. LEAN. Nauja bonusų sistema. Strateginė sesija. Mokymai. AI. Naujas vadovas. Reorganizacija.

Visi gali būti puikūs. Jeigu sprendžia tikrą problemą.

Todėl geros verslo diagnostikos rezultatas nėra 80 puslapių ataskaita. Rezultatas yra aiškumas:

Kas neveikia?
Kodėl?
Kiek tai kainuoja?
Kas svarbiausia?
Ką keisime pirmiausia?

Tai skamba elementariai. Bet didelė dalis verslo projektų prasideda nuo ketvirto klausimo, praleidus pirmus tris. Tada po pusmečio visi labai nustemba, kodėl sprendimas „neprigijo".

Kartais sprendimas buvo geras. Tiesiog pacientas sirgo visai ne tuo.

Kai eiliškumas teisingas, rezultatai atsiranda ir nedidelėse įmonėse. Septynių darbuotojų ekspedijavimo įmonėje per 12 mėnesių pelnas paaugo 30 % — ne dėl naujų klientų, o dėl to, kad pirma buvo įvardyta, kurie reisai realiai uždirba. Diagnozė buvo pirma. Sprendimai — antri.

Dažniausi klausimai

Nuo ko pradėti, jei įmonėje nėra valdymo apskaitos?

Pradėk nuo vieno rodiklio, kuris labiausiai netenkina, ir nuo pelningumo pjūvio pagal produktus arba klientus. Net apytikslis pjūvis „Excel" lentelėje parodo daugiau nei bendras metinis rezultatas. Tikslumą galima kelti vėliau.

Kiek laiko užtrunka verslo diagnostika?

Mano formatas — dešimt sričių, ataskaita per 5 darbo dienas ir 2 valandų aptarimas gyvai. Ilgesnis procesas dažniausiai reiškia ne gilesnę analizę, o daugiau puslapių.

Ar galiu pasidaryti diagnostiką pats?

Dalį — taip, ir tai verta padaryti. Sunkumas ne klausimuose, o atsakymuose apie save: savininkui sunku pamatyti, kur sistema remiasi juo pačiu. Būtent ten dažniausiai ir yra priežastis.

Kuo diagnostika skiriasi nuo strateginės sesijos?

Strateginė sesija dažniausiai atsako į klausimą „kur einame". Diagnostika atsako į klausimą „kur esame ir kas trukdo". Sesija be diagnozės virsta brangiu pasikalbėjimu.

Kiek kainuoja verslo diagnostika?

Įvadinė kaina — 1 000 € pirmiems dvidešimčiai klientų, vėliau nuo 2 000 €. Į ją įeina dešimties sričių patikra, rašytinė ataskaita ir aptarimas. Palygink tai su kaina vieno sprendimo, kuris sprendžia ne tą problemą.

Ką daryti, jei diagnozė parodo, kad problema yra savininke?

Tai dažniausias rezultatas ir jis nėra nuosprendis. Praktiškai tai reiškia, kad reikia perduoti sprendimo teisę, o ne užduotis. Tai daroma etapais, per aiškias atsakomybės ribas ir reguliarų valdymo ritmą.

Jeigu nori pasitikrinti savo įmonę struktūriškai, apie verslo konsultacijas ir formatus rasi to-day.lt, o konkrečią situaciją galime aptarti per pokalbį.

Apie autorių
Justas Razmus – verslo konsultantas ir išorinis partneris 10–50 darbuotojų įmonių savininkams. Keturiolika metų dirbo tarptautinėje statybinių medžiagų gamintojoje: nuo pardavimų direktoriaus Lietuvos rinkai iki operacijų vadovo (COO) Baltijos šalyse – trys rinkos, apie šimtas darbuotojų. Nuo 2002 m. versle, dirbo daugiau nei keturiasdešimtyje įmonių iš vidaus. Bazė Klaipėdoje, dirba visoje Lietuvoje.
to-day.lt · LinkedIn