Ar tavo verslas valdomas sistemiškai, ar laikosi ant tavęs?

Yra labai paprastas testas. Įsivaizduok, kad rytoj trims savaitėms visiškai atsijungi nuo darbo. Neatsakai į skambučius. Neskaitai pašto. Nedalyvauji susitikimuose. Klausimas vienas: kas nutiktų verslui?

Jeigu pirmoji mintis yra „viskas sustotų“, verta susimąstyti. Nes problema nėra tavo atostogos. Problema yra verslo modelis.

Kai organizacija veikia pagal vadovo atmintį

Daugelis savininkų tuo net didžiuojasi. Viską žino. Visus klientus pažįsta. Visus tiekėjus pažįsta. Žino kiekvieną projektą ir kiekvieną darbuotoją. Ir tai tiesa — tik augančiam verslui tokia situacija tampa rizika.

Nes organizacija pradeda veikti ne pagal sistemą. Ji pradeda veikti pagal vadovo atmintį. Reikia priimti sprendimą — visi eina pas vadovą. Reikia suprasti, kodėl prieš metus susitarta vienaip, o ne kitaip — klausia vadovo. Klientas turi nestandartinį klausimą — laukia vadovo.

Procesai tokioje įmonėje egzistuoja. Tik jie gyvena žmonių galvose. Dažniausiai vieno žmogaus. Tai pavojinga ne todėl, kad vadovas gali išeiti. Pavojinga todėl, kad organizacija negali augti greičiau nei vieno žmogaus galimybės.

Tai nėra vien lietuviška problema. Nationwide duomenimis, apie 71 % smulkiojo ir vidutinio verslo įmonių pripažįsta, kad jų veikla priklauso nuo vieno ar dviejų raktinių žmonių. Skirtumas tik tas, kad vienos įmonės tai žino ir su tuo dirba, o kitos pastebi tik tada, kai jau vėlu.

Keturi požymiai, kad sistemos trūksta

Užuot spėliojęs, pasitikrink konkrečiai:

1. Naujo darbuotojo įvedimas. Jeigu naujam žmogui viską reikia aiškinti žodžiu, sistema silpna. Jeigu jis gali greitai perprasti procesus ir pradėti dirbti, vadinasi, organizacija jau kaupia žinias ne žmonių galvose.

2. Sprendimų kokybė. Jeigu kiekvieną kartą panaši situacija sprendžiama skirtingai, įmonė remiasi intuicija. Intuicija nėra blogai — ji padėjo sukurti daug sėkmingų verslų. Bet vien intuicija sunku valdyti penkiolikos ar trisdešimties žmonių komandą.

3. Informacijos fiksavimas. Ar žinai, kur guli susitarimai su klientais, kainodaros logika, tiekėjų sąlygos? Ar tai gyvena tik susirašinėjime ir atmintyje?

4. Žinių perdavimas. Kas atsitinka, kai žmogus išeina? Jeigu su juo išeina ir dalis verslo — sistemos nėra.

Sistemiškai valdoma įmonė atrodo visai kitaip. Joje žmonės žino, kaip priimami sprendimai. Žino, kur rasti informaciją. Žino, kas už ką atsakingas. Žino, kada reikia įtraukti vadovą. Tai nereiškia, kad viskas aprašyta storuose procedūrų aplankuose. Dažnai užtenka labai aiškios logikos: kas priima sprendimą, pagal kokius kriterijus, kur fiksuojama informacija.

Kodėl sistema nėra biurokratija

Labai dažnai vadovai bijo sistemų. Jiems atrodo, kad atsiras biurokratija. Kad viskas sulėtės. Kad žmonės praras lankstumą.

Gera sistema daro priešingai. Ji leidžia greičiau priimti sprendimus, nes nebereikia kiekvieną kartą iš naujo galvoti, kas už ką atsakingas. Kuo aiškesnis verslo procesų valdymas, tuo mažiau bereikalingų klausimų. Tuo mažiau susirinkimų. Tuo mažiau ginčų. Ir tuo daugiau laiko tikram darbui.

Sistemos tikslas nėra apriboti žmones. Jos tikslas — išlaisvinti organizaciją nuo priklausomybės vienam žmogui. Kai verslas pradeda veikti pagal aiškią logiką, vadovas pagaliau gali atsitraukti nuo operacinių klausimų. Ne todėl, kad jų nebėra. Todėl, kad organizacija jau moka juos išspręsti pati.

Čia svarbu ir kitas dalykas — aiškūs lūkesčiai. Vadovas dažnai galvoja, kad darbuotojai patys supras, kur baigiasi jų atsakomybė. Darbuotojai galvoja, kad geriau paklausti. Abi pusės nusivilia. Todėl atsakomybė turi būti labai konkreti: ne „būk atsakingas už klientus“, o kokius sprendimus gali priimti be papildomo derinimo, kada būtina informuoti, kokie rezultatai laikomi gerais. Ateina momentas, kai įmonei reikia ne daugiau patirties. Reikia daugiau aiškumo.

Nuo ko pradėti

Nereikia perrašinėti visos įmonės. Pradėk nuo tų vietų, kur tavęs klausia dažniausiai. Užrašyk, kas priima sprendimą ir pagal kokius kriterijus. Perduok vieną sprendimų grupę tam žmogui, kuris ir taip turi visą informaciją. Stebėk, kas lūžta, ir taisyk.

Būtent tada atsiranda erdvės galvoti apie naujus produktus, naujas rinkas, investicijas ir ilgalaikę kryptį. Tai ir yra tikrasis vadovo darbas — ne būti greičiausiu problemų sprendėju, o kurti organizaciją, kuri geba spręsti problemas ir be jo. Apie tai plačiau rašiau straipsnyje „Iš chaoso į strateginį valdymą: kaip įmonės auga sistemingai“.

Jeigu šiandien atrodo, kad verslas puikiai veikia tik tada, kai pats esi biure, užduok sau vieną klausimą. Ar kuri verslą, kuris gali augti? Ar tiesiog kuri darbo vietą pačiam sau?

Jei nori suprasti, kiek tavo verslas šiandien priklauso nuo tavo patirties ir kur labiausiai trūksta sistemos, parašyk. Kartu galime įsivertinti, kurie pokyčiai sukurtų didžiausią poveikį.